Registro dei viaggiatori in Catalogna: il file per i Mossos d'Esquadra

Le strutture della Catalogna comunicano il registro dei viaggiatori ai Mossos d'Esquadra, tramite il portale della Generalitat, e non al sistema nazionale SES Hospedajes. BookCheckin fa questo invio per te in automatico: ogni notte accede al portale con il tuo nome utente, che salvi una sola volta nella scheda Legale della struttura, e invia il file con gli ospiti arrivati quel giorno (passo 3). Se preferisci non salvare il tuo accesso, o se un invio fallisce, puoi scaricare il file nel formato ufficiale dei Mossos, caricarlo tu sul portale e annotare in BookCheckin che lo hai fatto (passi da 5 a 7). Il resto del percorso — il link di check-in, la scansione del documento, la firma, la dashboard — è quello di sempre.

Questo file copre soltanto la comunicazione di arrivo: se la tua situazione richiede anche una comunicazione al momento della prenotazione, quella resta una tua responsabilità e non rientra in ciò che BookCheckin prepara.

Sei tu ad attivare questa modalità, nella scheda Legale della struttura, dentro la scheda dei Mossos: salva prima l'identificativo della struttura e poi premi «Passa alla comunicazione ai Mossos d'Esquadra…». Prima del passaggio ti chiediamo di spuntare una casella con cui confermi che la tua struttura è già registrata presso i Mossos (modulo PI-15) e che quell'identificativo è quello che ti hanno assegnato: BookCheckin non ha modo di verificarlo al posto tuo. Se preferisci che lo guardiamo insieme, scrivici e lo facciamo con te.

Un punto importante fin dall'inizio: l'invio automatico funziona solo finché il tuo accesso al portale è salvato (passo 3). Senza, BookCheckin non accede al portale, non ti chiede il nome utente né la password del portale e non può sapere se un file è stato caricato a mano: sa soltanto ciò che gli dici tu. I passi da 5 a 7 sono la routine per far sì che sia sempre vero.

Apri la struttura ed entra nella scheda Legale. Sotto le schede dei codici e delle credenziali di SES trovi la scheda «Comunicazione ai Mossos d'Esquadra (Catalogna)». Le schede di SES restano lì, ma per questa struttura non servono: una nota lo segnala e «Testa connessione» non produrrà alcun risultato utile.

L'unico dato che la scheda ti chiede è l'«Identificativo della struttura presso i Mossos»: il codice di 9 o 10 caratteri (lettere e numeri) che i Mossos d'Esquadra hanno assegnato alla tua struttura al momento della registrazione con il modulo PI-15. Quell'identificativo dà il nome a ogni file e compare al suo interno, perciò finché non risulta salvato non si possono creare link di check-in per la struttura né preparare alcun file — la scheda Info te lo ricorda con un avviso ambrato.

Attenzione a due confusioni frequenti. Non è il tuo codice struttura di SES Hospedajes: si somigliano, ma sono registrazioni diverse e il portale dei Mossos rifiuterà un file con il codice sbagliato. E non è una password: nome utente e password del portale sono un altro dato, che salvi a parte, nell'invio automatico (passo 3) e con il suo consenso; questo campo riceve solo l'identificativo della tua struttura.

È il modo normale di lavorare con questo manuale e si configura una sola volta per struttura, nella stessa scheda dei Mossos e in tutti i piani. Sotto il generatore di file apri «Invio automatico ai Mossos d'Esquadra», salva nome utente e password del tuo accesso al portale del registro viaggiatori («Nome utente del portale dei Mossos» e «Password del portale dei Mossos»), spunta la casella del consenso e premi «Salva e prova l'accesso (un tentativo)». Con l'accesso verificato, attiva «Invia automaticamente». Da quel momento BookCheckin accede con il tuo accesso, a tuo nome, e invia il file di ogni notte. Se rimuovi quelle credenziali, o finché non le salvi, vale il percorso manuale dei passi da 5 a 7.

L'obbligo di comunicare ogni viaggiatore entro 24 ore dal suo arrivo resta tuo, come mantenere aggiornato il tuo accesso al portale: BookCheckin non può verificare che la tua struttura sia registrata presso i Mossos né che l'identificativo sia quello corretto, e se la tua registrazione scade o cambia, nessuno ti avviserà a meno che un invio non fallisca.

L'invio automatico avviene ogni notte dalle 22:00 (ora spagnola): i viaggiatori arrivati quel giorno con la registrazione completa vengono inclusi nel file di quella notte, e ciò che è già fuori termine viene inviato nel passaggio successivo. Puoi forzare un invio in qualsiasi momento con «Invia ora».

Ogni file inviato compare in «File dei Mossos generati» con il suo stato: «Accettato dal portale dei Mossos d'Esquadra» quando il portale lo accetta, oppure «Rifiutato dal portale — correggere e inviare» se lo rifiuta; in quel caso i suoi ospiti tornano in coda, correggi ciò che non va e premi «Invia ora». Al primo passaggio l'invio raggiunge solo gli arrivi degli ultimi 30 giorni; quelli precedenti restano per il percorso manuale.

Due limiti del portale da tenere a mente. Blocca l'account alla terza password errata, perciò BookCheckin prova l'accesso una sola volta ogni volta che salvi; se fallisce, l'invio automatico resta in pausa finché non inserisci di nuovo la password — non riproverà da solo. E se reimposti la password sul portale (o il portale la reimposta da solo dopo un blocco), quella conservata da BookCheckin smette di funzionare finché non la inserisci di nuovo qui.

Se qualcosa non può essere inviato — l'accesso viene rifiutato, il portale rifiuta il file, il portale non è contattabile o la sua risposta non è leggibile — ricevi un'email quella stessa notte oppure, come rete di sicurezza, alle 08:00 se l'ospite risulta ancora non comunicato; quell'email non riporta mai il nome di un ospite né la risposta esatta del portale, solo la struttura e quanti viaggiatori coinvolge. «Rimuovi le credenziali» interrompe subito l'invio automatico e ti riporta al percorso manuale.

Dentro la scheda, una riga riassume la coda: «N ospiti pronti · N bloccati · N non ancora arrivati». Un ospite entra in coda quando ha un nome in BookCheckin — perché ha completato il suo check-in o perché lo hai inserito a mano — e compare come «pronto» il giorno stesso del suo arrivo. Prima di quella data conta come «non ancora arrivato», perché una coda vuota non venga letta come «non c’è niente da fare». Per impostazione predefinita la coda guarda gli arrivi degli ultimi 30 giorni.

Un ospite la cui data di arrivo è già passata e che non è ancora in nessun file viene contrassegnato come «fuori termine». È quello da risolvere oggi.

L'elenco «Bloccati — il portale li rifiuterebbe» raccoglie gli ospiti a cui manca qualcosa che il file ufficiale richiede, con il motivo scritto accanto a ciascuno. BookCheckin non compila nulla di propria iniziativa e non taglia dati per farli entrare: preferisce bloccare piuttosto che inventare. I motivi più frequenti: manca il nome, il primo cognome o la data di nascita; un ospite di 14 anni o più senza documento d'identità; un DNI senza secondo cognome; un DNI o un NIE senza numero di supporto (3 lettere e 6 cifre sul DNI, la lettera E e 8 cifre sul NIE/TIE); né telefono né e-mail; un minore di 18 anni senza il rapporto di parentela con l'adulto responsabile quando nella prenotazione c'è un adulto (18 anni o più); nessun indirizzo di residenza, o un paese non riconosciuto; un codice postale spagnolo che non ha 5 cifre, o un comune che quel codice postale da solo non identifica; un indirizzo estero senza città.

Per sbloccare un ospite, premi il suo nome: ti porta alla sua prenotazione in Registrazioni di check-in, dove puoi correggere il dato o chiedergli di completarlo. Appena il dato è a posto, l’ospite passa tra i «pronti» al caricamento successivo della scheda.

Con almeno un ospite pronto, premi «Genera il file per i Mossos (.txt)». BookCheckin costruisce il file con tutti gli ospiti pronti in quel momento — mai con i bloccati — e il download parte subito. Il nome del file è il tuo identificativo, un punto e un numero di tre cifre: per esempio 08043AAR02.017.txt. La numerazione parte da 001 e, arrivata a 999, ricomincia; è il formato che il portale richiede.

Se al momento di generare un ospite non è più valido (perché qualcuno ne ha modificato i dati nel frattempo, per esempio), non viene generato nulla: la scheda ti mostra l’elenco aggiornato dei bloccati, così lo correggi e riprovi.

Ogni file generato resta elencato sotto «File dei Mossos generati», con il suo nome, quanti ospiti contiene e il suo stato — all’inizio, «Pronto per il download». Da lì puoi riscaricarlo tutte le volte che ti serve. Quell’elenco è il tuo registro: il portale dei Mossos non conserva uno storico di ciò che gli hai caricato, quindi questo elenco e le ricevute che scarichi dal portale sono l’unica cosa che documenta le tue comunicazioni.

Questo passo è il percorso manuale: usalo se preferisci non salvare il tuo accesso al portale, oppure come ripiego quando un invio automatico non parte (passo 3).

Accedi con le tue credenziali al portale dei Mossos per il registro degli ospiti (registreviatgers.mossos.gencat.cat). La prima volta, verifica che la tua struttura sia configurata per l'invio tramite file: in «Mantenimiento de establecimientos» → «Datos establecimientos», il tipo di invio deve essere «Archivos masivos de viajeros». Da lì in poi, ogni volta che accedi il portale ti aprirà direttamente la schermata di invio dei file.

In quella schermata premi «Elige un fichero», seleziona il .txt che hai appena scaricato e premi «Aceptar». Il portale controlla il formato: se qualcosa non è valido ti mostra l’elenco degli errori; se è tutto a posto vedrai «Operación realizada con éxito» e l’opzione «Descargar comprobante de envío».

Scarica quella ricevuta e conservala con la tua documentazione. Il manuale stesso dei Mossos avverte che la ricevuta non ha valore di registro, e nemmeno il portale conserva uno storico di ciò che gli hai inviato né ti restituirà poi i dati dei tuoi ospiti: per questo la ricevuta e l’elenco dei file di BookCheckin sono l’unica cosa che ti resta per documentare di aver comunicato in tempo — e la documentazione va conservata per tre anni.

Ricorda che ogni file deve contenere solo ospiti che non hai già comunicato. BookCheckin se ne occupa già: un ospite che è in un file non torna a comparire nella coda, a meno che tu non scarti quel file.

Torna alla scheda e, sul file che hai appena caricato, premi «Segna come caricato sul portale dei Mossos». BookCheckin ti chiede conferma, e il testo lo dice chiaramente: confermalo solo quando il portale ha accettato il file, perché BookCheckin non può verificare un file che hai caricato tu a mano: registra ciò che gli dici. Alla conferma il file passa a «Caricato dall’host», con la data e l’ora della tua conferma, e i suoi ospiti contano come comunicati nei tuoi report.

Se il portale ha rifiutato il file — o se lo hai generato per errore — premi «Scarta…». Puoi scrivere il motivo (per esempio: «il portale lo ha rifiutato: il numero di documento di un ospite era sbagliato»). Alla conferma, tutti gli ospiti di quel file tornano in coda, così correggi ciò che non va e generi un file nuovo. Il file scartato resta nell’elenco, barrato, come traccia; non si può più scaricare, perché nessuno carichi per errore ospiti che finiranno in un altro file.

Anche scartare un file che avevi già segnato come caricato è possibile — per esempio se ti accorgi di averlo confermato per sbaglio — ma allora il motivo è obbligatorio: quella nota sarà l’unica traccia che resterà di un file che, stando a quanto hai dichiarato, è arrivato al portale.

Registrazioni di check-in continua a mostrare tutte le prenotazioni della struttura con i dati di ogni ospite, ed è lì che correggi ciò che la coda segnala come bloccato. Quello che non mostra è lo stato del file dei Mossos: il suo percorso di invio descrive il processo di SES Hospedajes, quindi per questi ospiti si ferma al primo passaggio, senza «Convalidato» né «Accettato». Non è un errore: la verità su ogni ospite sta nella scheda dei Mossos e nei Report.

Per lo stesso motivo i pulsanti «Riprova invio al Ministero», «Annulla invio» e «Reinvia la registrazione corretta» non si applicano a questa struttura: se li premi, BookCheckin rifiuta con un avviso che spiega che questa struttura comunica alla sua polizia regionale e non a SES.

C'è un'eccezione: gli ospiti già comunicati a SES Hospedajes prima che la struttura cambiasse modalità. Quelli non compaiono nella coda dei Mossos — inserirli in un file li registrerebbe due volte — e la scheda te lo segnala con il link «Vedili in Registrazioni di check-in». Restano registrazioni di SES, con le loro azioni di SES. Se uno di loro deve passare ai Mossos (per esempio perché hai annullato la sua comunicazione a SES), annulla prima e poi usa «Reinvia la registrazione corretta»: dato che la struttura ormai comunica ai Mossos, il reinvio non va a SES, ma lascia quegli ospiti nella coda della scheda.

Nei report di conformità la struttura compare con «Mossos d'Esquadra» sotto il suo nome e con un vocabolario tutto suo, diverso da quello di SES: l'indicatore della riga dice «N fuori termine», «N in attesa di caricamento» oppure «Tutti in file caricati». Aprendola vedrai quanti ospiti sono in attesa di un file, in un file generato o in file caricati, l'elenco dei file del periodo (compresi quelli scartati) e un link diretto «Apri il generatore di file →». Non c'è una percentuale «nei tempi»: non esiste alcuna data di presentazione che BookCheckin possa misurare, solo la tua conferma.

Ogni arrivo già passato con un ospite che non è in nessun file genera una voce in «Richiede la tua attenzione», con il testo «Arrivo passato, ospite non ancora in un file per l’autorità regionale». È lo stesso criterio del «fuori termine» della scheda, così report e coda non si contraddicono mai.

Nella dashboard principale, se tutte le tue strutture comunicano ai Mossos, la lista dei primi passi è adattata: il primo passo parla dell'identificativo del tuo registro di polizia regionale al posto delle credenziali SES, e l'ultimo passo — ottenere l'accettazione del tuo primo file — si spunta da solo quando il portale accetta il primo file che BookCheckin invia per te; conta anche segnare come caricato un file che hai caricato tu.