Gästeregistrierung im Baskenland: die Datei für die Ertzaintza

Unterkünfte im Baskenland melden ihr Gästeverzeichnis an die Ertzaintza, über deren Anwendung Registro Hostelero (RH), und nicht an SES Hospedajes. BookCheckin übernimmt diese Übermittlung automatisch für Sie: Jede Nacht meldet es sich mit Ihrem eigenen Benutzer in der RH-Anwendung an, den Sie einmal im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft hinterlegen, und sendet die XML-Datei mit den an diesem Tag angereisten Gästen (Schritt 3). Wenn Sie Ihren Zugang lieber nicht hinterlegen oder eine Übermittlung scheitert, können Sie die Datei herunterladen, selbst im Reiter „Envío fichero“ der Anwendung hochladen und in BookCheckin vermerken, dass Sie das getan haben (Schritt 6). Der Rest des Ablaufs — der Check-in-Link, der Dokumentenscan, die Unterschrift, das Dashboard — bleibt wie gewohnt.

Diese Datei deckt nur die Ankunftsmeldung ab: Die Mitteilung zum Zeitpunkt der Buchung, die dieselbe Orden (vom 25. November 2022) verlangt, bleibt Ihre Verantwortung und gehört nicht zu dem, was BookCheckin sendet.

Diesen Modus aktivieren Sie selbst, im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft, in der Karte der Ertzaintza: Hinterlegen Sie zuerst den Betriebscode und klicken Sie dann auf „Auf Meldung an die Ertzaintza umstellen…“. Vor der Umstellung bitten wir Sie, ein Kästchen anzuhaken, mit dem Sie bestätigen, dass Ihr Betrieb bereits im Registro Hostelero der Ertzaintza eingetragen ist und der Code der ist, den man Ihnen zugewiesen hat: BookCheckin kann das nicht für Sie prüfen. Ab diesem Moment gehen die Gästemeldungen dieser Unterkunft nicht mehr an SES Hospedajes.

Ein wichtiger Punkt von Anfang an: Der automatische Versand funktioniert nur, solange Ihr Benutzer der RH-Anwendung hinterlegt ist (Schritt 3). Ohne ihn meldet sich BookCheckin nicht in der Anwendung an und kann nicht wissen, ob eine Datei von Hand hochgeladen wurde: Es weiß nur, was Sie ihm sagen. Schritt 6 ist die Routine, die dafür sorgt, dass das immer stimmt.

Öffnen Sie die Unterkunft und gehen Sie in den Reiter „Rechtliches“. Dort sehen Sie die Karte „Meldung an die Ertzaintza (Baskenland)“. Die Karten für SES Hospedajes bleiben bestehen, aber diese Unterkunft braucht sie nicht. Die Umstellung wird nur akzeptiert, wenn die Adresse der Unterkunft im Baskenland liegt: Andernfalls lehnt BookCheckin sie ab, weil es im Ertzaintza-Modus nirgendwohin melden würde.

Die erste Angabe, die die Karte verlangt, ist der „Ertzaintza-Betriebscode“: der numerische Code (bis zu 10 Ziffern), den die Ertzaintza Ihrem Betrieb bei der Eintragung in ihr Registro Hostelero zugewiesen hat. Dieser Code gibt jeder Datei ihren Namen und steht in ihr; solange er nicht hinterlegt ist, lassen sich für die Unterkunft weder Check-in-Links erstellen noch Dateien vorbereiten.

Zwei häufige Verwechslungen. Es ist nicht Ihr Betriebscode für SES Hospedajes: Das sind verschiedene Register. Und es ist kein Passwort: Ihr Benutzername und Ihr Passwort der RH-Anwendung sind eine andere Angabe, die Sie getrennt im automatischen Versand hinterlegen (Schritt 3), mit eigener Einwilligung; dieses Feld nimmt nur den Code Ihres Betriebs auf.

Das ist die normale Arbeitsweise mit dieser Anleitung, und sie wird einmal pro Unterkunft auf derselben Karte eingerichtet. Öffnen Sie „Automatischer Versand an die Ertzaintza“, hinterlegen Sie den „Benutzernamen der RH-Anwendung“ und das „Passwort der RH-Anwendung“, haken Sie das Einwilligungskästchen an und klicken Sie auf „Speichern und die Anmeldung testen (ein Versuch)“. Ist die Anmeldung verifiziert, aktivieren Sie „Automatisch senden“. Ab dann meldet sich BookCheckin mit Ihrem Zugang in Ihrem Namen an und sendet die Datei jeder Nacht. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und für nichts anderes verwendet. Solange Sie sie nicht hinterlegt haben, gilt der manuelle Weg aus Schritt 6.

Noch kein RH-Benutzer mit Passwort? Sie beantragen ihn bei der Ertzaintza mit deren Formular „Solicitud de usuarios“ für die Anwendung Registro Hostelero; BookCheckin kann ihn nicht für Sie beantragen.

Der automatische Versand läuft jede Nacht ab 22:00 Uhr (spanische Zeit): Die an diesem Tag angereisten Gäste mit abgeschlossenem Check-in kommen in die Datei dieser Nacht, und alles bereits Überfällige wird im nächsten Durchlauf gesendet. Eine automatische Datei erfasst nur Ankünfte der letzten 30 Tage. Mit „Jetzt senden“ können Sie jederzeit einen Versand auslösen.

Die Pflicht, jeden Reisenden innerhalb von 24 Stunden nach seiner Ankunft zu melden, bleibt bei Ihnen, ebenso wie Ihren Zugang zur Anwendung aktuell zu halten: BookCheckin kann nicht prüfen, ob Ihr Betrieb bei der Ertzaintza eingetragen ist oder der Code stimmt.

Jede Nacht meldet sich BookCheckin einmal mit Ihrem Benutzer an, lädt die XML-Datei auf dem Upload-Bildschirm der Anwendung hoch und notiert die Antwort. Die RH-Anwendung nimmt nicht sofort an oder lehnt ab: Sie antwortet, dass sie die Datei empfangen hat, und das Urteil erscheint danach in ihrem Reiter „Acuses de Recibo“. BookCheckin liest ihn kurz nach dem Versand und bei Bedarf später noch einmal, um zu erfahren, ob die Datei angenommen wurde.

Jede gesendete Datei erscheint unter „Erzeugte Ertzaintza-Dateien“ mit ihrem Status: „Wird an die Ertzaintza gesendet“, während sie rausgeht; „Von der Ertzaintza empfangen — Ergebnis ausstehend“, sobald die Anwendung sie hat (BookCheckin lädt eine empfangene Datei nie erneut hoch, damit dieselben Reisenden nicht zweimal registriert werden); „Von der Ertzaintza angenommen“; „Von der Ertzaintza abgelehnt — korrigieren und senden“, dann kommen ihre Reisenden zurück in die Warteschlange, Sie korrigieren, was scheitert, und klicken auf „Jetzt senden“; oder „Antwort der Ertzaintza unbekannt — prüfen“. Lässt sich die Quittung nicht innerhalb von 24 Stunden lesen, sagen wir Ihnen einmal Bescheid: Prüfen Sie in „Acuses de Recibo“, ob die Datei dort steht; bis dahin wird nichts erneut gesendet.

Kann etwas nicht gesendet werden — die Anwendung lehnt die Anmeldung oder die Datei ab oder ihre Antwort ist nicht lesbar —, erhalten Sie noch in derselben Nacht eine E-Mail oder, als Auffangnetz, um 08:00 Uhr, wenn der Gast noch immer nicht gemeldet ist. Diese E-Mails enthalten nie den Namen eines Gastes oder die Antwort der Anwendung: nur die Unterkunft und wie viele Reisende betroffen sind.

Der automatische Versand pausiert von selbst, und die Karte zeigt es mit „Automatischer Versand pausiert: …“ und dem Grund: Die Anwendung hat die Anmeldung abgelehnt; die Ertzaintza hat eine Datei abgelehnt; die Anwendung hat keine lesbare Antwort gegeben; der Upload-Bildschirm der Anwendung sieht nicht wie erwartet aus; oder der Betriebscode hat sich geändert. Solange pausiert ist, versucht BookCheckin es nicht von selbst erneut.

Lehnt die Anwendung die Anmeldung ab, bleibt der Versand pausiert, bis Sie auf „Passwort erneut eingeben“ klicken und es erneut speichern. Weil wiederholte fehlgeschlagene Anmeldungen Ihr Konto sperren können, testet BookCheckin die Anmeldung nur einmal bei jedem Speichern; sind Sie sich beim Passwort nicht sicher, ändern Sie es zuerst in der Anwendung, statt Varianten auszuprobieren. Ändern Sie das Passwort in der Anwendung, funktioniert das bei BookCheckin hinterlegte nicht mehr, bis Sie es hier erneut eingeben. Und ändern Sie den Betriebscode, speichern Sie das Passwort erneut, um ihn zu bestätigen.

Ändert sich der Upload-Bildschirm der Anwendung, lädt BookCheckin nichts hoch, pausiert den Versand und benachrichtigt sein Team; laden Sie die Datei in der Zwischenzeit selbst hoch (Schritt 6). In jedem Pausenfall bleibt der manuelle Weg verfügbar.

Dieser Schritt ist der manuelle Weg: Nutzen Sie ihn, wenn Sie Ihren Zugang zur Anwendung lieber nicht hinterlegen, oder als Rückfall, wenn ein automatischer Versand nicht rausgeht (Schritte 3 bis 5). Bei aktivem automatischem Versand werden neue Gäste normalerweise ohne Ihr Zutun gesendet: Nutzen Sie „Erzeugen“ nur als Rückfall.

Mit mindestens einem bereiten Gast klicken Sie auf „Datei für die Ertzaintza erzeugen (.xml)“. BookCheckin baut die Datei mit allen in diesem Moment bereiten Gästen — nie mit den blockierten — und startet den Download. Der Name lautet ertzaintza_, Ihr Betriebscode mit Nullen auf 10 Stellen aufgefüllt, ein Unterstrich und eine dreistellige Nummer: zum Beispiel ertzaintza_0000012345_001.xml. Die Nummerierung beginnt bei 001 und reicht bis 999. Die RH-Anwendung schreibt keine Namensregel vor; der Name dient nur Ihrer eigenen Übersicht.

Melden Sie sich mit Ihrem Benutzer in der RH-Anwendung an und laden Sie die .xml in ihrem Reiter „Envío fichero“ hoch, innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft jedes Gastes. Das Urteil der Ertzaintza erscheint danach in ihrem Reiter „Acuses de Recibo“; BookCheckin sieht die Quittung einer Datei, die Sie selbst hochladen, nicht, bewahren Sie also Ihren eigenen Nachweis auf. Jede Datei darf nur Gäste enthalten, die Sie noch nicht gesendet haben: Darum kümmert sich BookCheckin, und ein Gast, der in einer Datei steht, kommt nicht in die Warteschlange zurück, außer Sie verwerfen diese Datei.

Hat die Anwendung die Datei angenommen, gehen Sie zurück zur Karte und klicken Sie auf „Als von mir in der RH-Anwendung der Ertzaintza hochgeladen markieren“: Die Datei wechselt zu „Vom Gastgeber hochgeladen“. Bestätigen Sie das nur, wenn es stimmt, denn BookCheckin kann eine von Hand hochgeladene Datei nicht prüfen: Es hält fest, was Sie ihm sagen. Hat die Anwendung sie abgelehnt oder haben Sie sie versehentlich erzeugt, klicken Sie auf „Verwerfen…“: Ihre Gäste kommen zurück in die Warteschlange, und Sie können eine neue Datei erzeugen. Eine bereits als hochgeladen markierte Datei zu verwerfen verlangt, dass Sie den Grund aufschreiben.

In der Karte fasst eine Zeile die Warteschlange zusammen: „N Gäste bereit · N blockiert · N noch nicht angereist“. Ein Gast kommt in die Warteschlange, sobald er in BookCheckin einen Namen hat, und erscheint ab dem Tag seiner Ankunft als „bereit“; davor zählt er als „noch nicht angereist“, damit eine leere Warteschlange nicht als „nichts zu tun“ gelesen wird. Standardmäßig schaut die Warteschlange auf Ankünfte der letzten 30 Tage. Ein Gast, dessen Ankunft vorbei ist und der noch in keiner Datei steht, wird als „überfällig“ markiert: Das ist der, den Sie heute klären müssen.

Die Liste „Blockiert — die RH-Anwendung würde diese ablehnen“ sammelt die Gäste, denen etwas fehlt, was die Datei verlangt, mit dem Grund neben jedem. Es sind dieselben Prüfungen, die BookCheckin auf die Daten eines Gastes anwendet, bevor es ihn an SES meldet; BookCheckin füllt nichts von selbst aus: Es blockiert lieber, als etwas zu erfinden. Klicken Sie auf den Namen eines Gastes, um zu seiner Buchung in den Check-in-Registrierungen zu gelangen, korrigieren Sie die Angabe oder bitten Sie ihn, sie zu ergänzen, und beim nächsten Laden der Karte wechselt er zu „bereit“.

Gäste, die schon an SES Hospedajes gemeldet waren, bevor die Unterkunft den Modus wechselte, erscheinen nicht in der Warteschlange: Sie in eine Datei zu legen, würde sie doppelt registrieren. Die Karte weist mit dem Link „In Check-in-Registrierungen ansehen“ auf sie hin.

Den Modus wechseln, die Zugangsdaten speichern oder entfernen, den automatischen Versand aktivieren, „Jetzt senden“, Erzeugen, Herunterladen, als hochgeladen markieren und Verwerfen sind nur für Inhaber- oder Manager-Konten verfügbar. Mitarbeiter (Staff) sehen die Karte, können aber nichts ändern: Die Karte weist sie darauf hin, dass Manager-Zugriff nötig ist.

Wollen Sie später mit „Zurück zu SES Hospedajes…“ zu SES Hospedajes zurück, bedenken Sie: Eine Unterkunft im Baskenland meldet bei der Ertzaintza; zu SES kehrt sie erst zurück, wenn sie für ein System eingerichtet ist, das SES abdeckt. Gäste, die schon in einer Ertzaintza-Datei stehen, bleiben dort registriert und werden nie an SES gesendet, und Ihre erzeugten Dateien bleiben verfügbar.