Registro de viajeros en el País Vasco: el archivo para la Ertzaintza

Los alojamientos del País Vasco comunican su registro de viajeros a la Ertzaintza, a través de su aplicación Registro Hostelero (RH), y no a SES Hospedajes. BookCheckin hace ese envío por ti de forma automática: cada noche inicia sesión en la aplicación RH con tu propio usuario, que guardas una sola vez en la pestaña Legal de la propiedad, y envía el archivo XML con los huéspedes llegados ese día (paso 3). Si prefieres no guardar tu acceso, o si un envío falla, puedes descargar el archivo, subirlo tú en la pestaña «Envío fichero» de la aplicación y anotar en BookCheckin que lo has subido (paso 6). El resto del recorrido — el enlace de check-in, el escaneo del documento, la firma, el panel — es el mismo de siempre.

Este archivo cubre únicamente el parte de llegada: la comunicación en el momento de la reserva que exige la misma Orden (la de 25 de noviembre de 2022) sigue siendo responsabilidad tuya y queda fuera de lo que BookCheckin envía.

Este modo lo activas tú, en la pestaña Legal de la propiedad, dentro de la tarjeta de la Ertzaintza: guarda primero el código de establecimiento y después pulsa «Cambiar a la comunicación con la Ertzaintza…». Antes del cambio te pedimos que marques una casilla confirmando que tu establecimiento ya está dado de alta en el Registro Hostelero de la Ertzaintza y que ese código es el que te asignaron: BookCheckin no puede comprobarlo por ti. Desde ese momento, los registros de viajeros de esa propiedad dejan de ir a SES Hospedajes.

Un punto importante desde el principio: el envío automático solo funciona mientras guardes tu usuario de la aplicación RH (paso 3). Sin él, BookCheckin no entra en la aplicación y no puede saber si un archivo se subió a mano: lo único que sabe es lo que tú le cuentas. El paso 6 es la rutina para que eso siempre sea verdad.

Abre la propiedad y entra en la pestaña Legal. Verás la tarjeta «Comunicación a la Ertzaintza (País Vasco)». Las tarjetas de SES Hospedajes siguen ahí, pero para este alojamiento no hacen falta. El cambio solo se admite si la dirección de la propiedad está en el País Vasco: si no, BookCheckin lo rechaza, porque en modo Ertzaintza no comunicaría a ninguna parte.

El primer dato que pide la tarjeta es el «Código de establecimiento de la Ertzaintza»: el código numérico (hasta 10 dígitos) que la Ertzaintza asignó a tu establecimiento al darlo de alta en su Registro Hostelero. Ese código da nombre a cada archivo y va dentro de él, así que hasta que conste no se pueden crear enlaces de check-in para la propiedad ni preparar ningún archivo.

Ojo con dos confusiones habituales. No es tu código de establecimiento de SES Hospedajes: son registros distintos. Y no es una contraseña: tu usuario y tu contraseña de la aplicación RH son otro dato, que guardas aparte, en el envío automático (paso 3) y con su propio consentimiento; este campo solo recibe el código de tu establecimiento.

Es la forma normal de trabajar con este manual, y se configura una sola vez por propiedad, en la misma tarjeta. Abre «Envío automático a la Ertzaintza», guarda el «Usuario de la aplicación RH» y la «Contraseña de la aplicación RH», marca la casilla de consentimiento y pulsa «Guardar y probar el acceso (un intento)». Con el acceso comprobado, activa «Enviar automáticamente». A partir de ese momento BookCheckin inicia sesión con tu acceso, en tu nombre, y envía el archivo de cada noche. Las credenciales se guardan cifradas y no se usan para nada más. Mientras no las guardes, sigue aplicando el camino manual del paso 6.

¿Aún no tienes un usuario RH con contraseña? Se solicita a la Ertzaintza con su formulario «Solicitud de usuarios» de la aplicación Registro Hostelero; BookCheckin no puede pedirlo por ti.

El envío automático se hace cada noche a partir de las 22:00 (hora peninsular): los viajeros llegados ese día cuyo check-in esté completo se incluyen en el archivo de esa noche, y lo que ya esté fuera de plazo se envía en la siguiente pasada. Un archivo automático solo alcanza las llegadas de los últimos 30 días. Puedes forzar un envío en cualquier momento con «Enviar ahora».

La obligación de comunicar a cada viajero dentro de las 24 horas siguientes a su llegada sigue siendo tuya, igual que mantener al día tu acceso a la aplicación: BookCheckin no puede comprobar que tu establecimiento esté dado de alta en la Ertzaintza ni que el código sea el correcto.

Cada noche BookCheckin inicia sesión una vez con tu usuario, sube el archivo XML en la pantalla de envío de la aplicación y anota la respuesta. La aplicación RH no acepta ni rechaza en el acto: contesta que ha recibido el archivo, y el veredicto aparece después en su pestaña «Acuses de Recibo». BookCheckin la consulta poco después del envío y, si hace falta, de nuevo más tarde, para saber si el archivo se aceptó.

Cada archivo enviado aparece en «Archivos de la Ertzaintza generados» con su estado: «Enviando a la Ertzaintza» mientras sale; «Recibido por la Ertzaintza — resultado pendiente» cuando la aplicación ya lo tiene (BookCheckin nunca vuelve a subir un archivo recibido, para no registrar dos veces a los mismos viajeros); «Aceptado por la Ertzaintza»; «Rechazado por la Ertzaintza — corregir y enviar», en cuyo caso sus viajeros vuelven a la cola, corriges lo que falle y pulsas «Enviar ahora»; o «Respuesta de la Ertzaintza desconocida — comprobar». Si el acuse no se puede leer en 24 horas, te avisamos una vez: comprueba en «Acuses de Recibo» si el archivo consta; mientras tanto no se reenvía nada.

Si algo no se puede enviar — la aplicación rechaza el acceso o el archivo, o su respuesta no se puede leer — recibes un correo esa misma noche o, como aviso de respaldo, a las 08:00 si el huésped sigue sin comunicar. Esos correos nunca incluyen el nombre de ningún huésped ni la respuesta de la aplicación: solo la propiedad y cuántos viajeros afecta.

El envío automático se pausa solo, y la tarjeta lo dice con «Envío automático en pausa: …» y el motivo: la aplicación rechazó el acceso; la Ertzaintza rechazó un archivo; la aplicación no dio una respuesta legible; la pantalla de envío de la aplicación no tiene la forma esperada; o el código de establecimiento ha cambiado. En pausa, BookCheckin no lo intenta de nuevo por su cuenta.

Si la aplicación rechaza el acceso, el envío queda en pausa hasta que pulses «Volver a introducir la contraseña» y la guardes de nuevo. Como repetir intentos fallidos puede bloquear tu cuenta, BookCheckin solo prueba el acceso una vez cada vez que guardas; si no estás seguro de la contraseña, cámbiala primero en la aplicación en lugar de probar variantes. Si cambias la contraseña en la aplicación, la que BookCheckin tiene guardada deja de servir hasta que la vuelvas a escribir aquí. Y si cambias el código de establecimiento, vuelve a guardar la contraseña para confirmarlo.

Si la pantalla de envío de la aplicación cambia, BookCheckin no sube nada, pausa el envío y avisa a su equipo; mientras tanto, sube el archivo tú mismo (paso 6). En todos los casos de pausa, el camino manual sigue disponible.

Este paso es el camino manual: úsalo si prefieres no guardar tu acceso a la aplicación, o como respaldo cuando un envío automático no sale (pasos 3 a 5). Con el envío automático activado, los huéspedes nuevos normalmente se envían sin que hagas nada: usa «Generar» solo como respaldo.

Con al menos un huésped listo, pulsa «Generar archivo para la Ertzaintza (.xml)». BookCheckin construye el archivo con todos los huéspedes listos en ese momento — nunca con los bloqueados — y empieza la descarga. El nombre es ertzaintza_, tu código de establecimiento con ceros hasta 10 cifras, un guion bajo y un número de tres cifras: por ejemplo, ertzaintza_0000012345_001.xml. La numeración empieza en 001 y llega hasta 999. La aplicación RH no impone ninguna regla de nombres; el nombre es solo para tu control.

Entra en la aplicación RH con tu usuario y sube el .xml en su pestaña «Envío fichero», dentro de las 24 horas siguientes a la llegada de cada huésped. El veredicto de la Ertzaintza aparece después en su pestaña «Acuses de Recibo»; BookCheckin no ve el acuse de un archivo que subes tú, así que guarda tu comprobante. Cada archivo debe contener solo huéspedes que no hayas enviado antes: BookCheckin ya se encarga de eso, y un huésped que está en un archivo no vuelve a aparecer en la cola, salvo que descartes ese archivo.

Cuando la aplicación haya aceptado el archivo, vuelve a la tarjeta y pulsa «Marcar como subido por mí a la aplicación RH de la Ertzaintza»: el archivo pasa a «Subido por el anfitrión». Confírmalo solo cuando sea verdad, porque BookCheckin no puede comprobar un archivo que subes a mano: registra lo que tú le dices. Si la aplicación lo rechazó, o lo generaste por error, pulsa «Descartar…»: sus huéspedes vuelven a la cola y puedes generar un archivo nuevo. Descartar un archivo ya marcado como subido exige escribir el motivo.

Dentro de la tarjeta, una línea resume la cola: «N huéspedes listos · N bloqueados · N aún sin llegar». Un huésped entra en la cola cuando tiene nombre en BookCheckin y aparece como «listo» desde el día de su llegada; antes cuenta como «aún sin llegar», para que una cola vacía no se lea como «no hay nada que hacer». Por defecto la cola mira las llegadas de los últimos 30 días. Un huésped cuya llegada ya pasó y que todavía no está en ningún archivo aparece marcado como «fuera de plazo»: es el que tienes que resolver hoy.

La lista «Bloqueados: la aplicación RH los rechazaría» reúne a los huéspedes a los que les falta algo que el archivo exige, con el motivo escrito junto a cada uno. Son las mismas comprobaciones que BookCheckin aplica a los datos de un huésped antes de comunicarlo a SES; BookCheckin no rellena nada por su cuenta: prefiere bloquear a inventar. Pulsa el nombre de un huésped para ir a su reserva en Registros, corrige el dato o pídele que lo complete, y en la siguiente carga de la tarjeta pasará a «listos».

Los huéspedes que ya se habían comunicado a SES Hospedajes antes de que la propiedad cambiara de modo no aparecen en la cola: meterlos en un archivo los registraría dos veces. La tarjeta lo indica con el enlace «Verlos en Registros».

Cambiar el modo, guardar o eliminar las credenciales, activar el envío automático, «Enviar ahora», generar, descargar, marcar como subido y descartar solo están disponibles para cuentas de propietario o de gerente. El personal (staff) ve la tarjeta, pero no puede cambiar nada: la tarjeta le indica que hace falta acceso de manager.

Si más adelante quieres volver a SES Hospedajes con «Volver a SES Hospedajes…», ten en cuenta que una propiedad en el País Vasco se registra con la Ertzaintza: solo vuelve a SES cuando esté configurada para un sistema que SES cubra. Los huéspedes que ya estén en un archivo de la Ertzaintza siguen registrados allí y nunca se enviarán a SES, y tus archivos generados siguen disponibles.