Inviter et gérer votre équipe

Dans le menu latéral de l'application, cliquez sur « Équipe ». Seul le propriétaire du compte voit cette rubrique : ni les gestionnaires ni le personnel n'ont accès à la gestion de l'équipe, même connectés avec leur propre compte — le lien n'apparaît même pas dans leur menu.

La page affiche toutes les personnes de votre compte dans un seul tableau : vous d'abord, en tant que « Propriétaire », puis chaque membre et chaque invitation en attente, avec son rôle, ses entreprises et ses sections. Le panneau « Équipes » se trouve à gauche (ou au-dessus du tableau sur les écrans plus étroits).

Cliquez sur « Ajouter une personne » en haut de la page (ou sur la dernière ligne du tableau, qui porte le même nom). Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez une ou plusieurs adresses e-mail — une par ligne, ou séparées par des virgules — pour les inviter toutes d'un coup.

Choisissez « Que peut-elle faire ? » (Gestionnaire ou Personnel), « Pour quelles entreprises ? » (« Toutes les entreprises » ou « Entreprises sélectionnées ») et « Quelles sections ? » (« Toutes les sections » ou l'une de vos équipes), puis cliquez sur « Envoyer l'invitation ». Chaque adresse reçoit son propre e-mail avec un lien pour rejoindre votre compte.

Si vous préférez ne pas dépendre de l'e-mail, cliquez sur « Définir un mot de passe pour cette personne » : saisissez son prénom, son nom, son e-mail et un mot de passe, puis cliquez sur « Ajouter une personne ». Elle pourra se connecter immédiatement avec ces identifiants.

Propriétaire : accès complet. Vous êtes la seule personne à pouvoir ajouter ou supprimer des membres, changer les rôles, créer des équipes et gérer la facturation et l'abonnement.

Gestionnaire : tout ce que le propriétaire peut faire sauf la facturation, y compris des actions sensibles comme révéler les codes PIN des serrures connectées ou exporter des rapports de conformité. Peut contacter le support. BookCheckin lui impose l'authentification à deux facteurs pour se connecter.

Personnel : les opérations quotidiennes avec les clients — arrivées, guides d'accueil et les logements qui leur sont assignés — sans accès aux paramètres, aux identifiants ni aux exports de conformité. Ne peut pas ouvrir de ticket de support.

Une équipe est un ensemble de sections portant un nom (par exemple « Ménage » ou « Réception »). Dans le panneau « Équipes », cliquez sur « Créer une équipe », donnez-lui un nom et activez les sections que ses membres pourront voir (sept au total). Une personne sans équipe voit « Toutes les sections ».

Cliquez sur une équipe dans le panneau pour ne voir que ses membres ; de là, « Modifier l'équipe » change son nom ou ses sections. « Toutes les sections · sans équipe » affiche les personnes sans équipe.

Tant qu'une invitation n'est pas acceptée, elle apparaît comme une ligne du tableau marquée « Invité », avec sa date d'envoi et sa date d'expiration — elles expirent au bout de 7 jours si personne ne les accepte.

Au bout de cette ligne, deux boutons : « Renvoyer » (la flèche circulaire), qui renvoie l'e-mail, et « Révoquer » (la croix), qui l'annule définitivement. Si vous vous êtes trompé d'adresse ou de rôle, révoquez l'invitation et ajoutez à nouveau la personne.

La personne invitée accepte depuis le lien reçu par e-mail : elle se connecte ou crée un compte avec cette même adresse, puis confirme pour rejoindre votre équipe.

Pour ne changer que le rôle, cliquez sur la cellule du rôle dans sa ligne (elle affiche « Gestionnaire » ou « Personnel ») et choisissez le nouveau. Le changement s'applique immédiatement.

Pour tout changer d'un coup, cliquez sur son nom (ou sur « Modifier l'accès… » dans le menu à trois points). Dans cette fenêtre, choisissez « Que peut-elle faire ? », « Pour quelles entreprises ? » et « Quelles sections ? », puis cliquez sur « Enregistrer les modifications ». Inutile de la supprimer et de la réinviter.

Si vous faites passer quelqu'un de personnel à gestionnaire, cette personne sera déconnectée et devra configurer l'authentification à deux facteurs à sa prochaine connexion.

Pour plusieurs personnes à la fois, cochez leurs cases : « Changer le rôle », « Définir les sections » et « Supprimer » apparaissent.

Cliquez sur le menu à trois points au bout de la ligne du membre et choisissez « Supprimer le membre » (ou utilisez le lien « Supprimer … » en bas de la fenêtre « Modifier l'accès »).

Dès que vous confirmez, cette personne n'est plus liée à votre compte : elle perd l'accès à vos logements, réservations et paramètres. C'est irréversible — si elle doit revenir plus tard, vous devrez l'ajouter à nouveau.