Convidar e gerir a sua equipa

No menu lateral da aplicação, clique em «Equipa». Só o proprietário da conta vê esta secção: nem os gestores nem os funcionários têm acesso à gestão da equipa, mesmo que tenham iniciado sessão com o seu próprio utilizador — a ligação nem aparece no menu deles.

A página mostra todas as pessoas da sua conta numa única tabela: primeiro você, como «Proprietário», depois cada membro e cada convite pendente, com a função, as empresas e as secções. O painel «Equipas» fica à esquerda (ou por cima da tabela em ecrãs mais estreitos).

Clique em «Adicionar pessoa» no topo da página (ou em «Adicionar uma pessoa», a última linha da tabela). Na janela que se abre, escreva um ou vários endereços de e-mail — um por linha, ou separados por vírgulas — para os convidar a todos de uma vez.

Escolha «O que esta pessoa pode fazer?» (Gestor ou Funcionário), «Para quais empresas?» («Todas as empresas» ou «Empresas selecionadas») e «Quais seções?» («Todas as seções» ou uma das suas equipas) e clique em «Enviar convite». Cada endereço recebe um e-mail próprio com uma ligação para se juntar à sua conta.

Se preferir não depender do e-mail, clique em «Definir uma senha para esta pessoa»: introduza o nome, o apelido, o e-mail e uma palavra-passe e clique em «Adicionar pessoa». A pessoa pode entrar de imediato com esses dados.

Proprietário: acesso total. É a única pessoa que pode adicionar ou remover membros, mudar funções, criar equipas e gerir a faturação e a subscrição.

Gestor: tudo o que o proprietário pode fazer, exceto a faturação, incluindo ações sensíveis como revelar o PIN das fechaduras inteligentes ou exportar relatórios de conformidade. Pode escrever ao suporte. O BookCheckin exige-lhe a autenticação de dois fatores para iniciar sessão.

Funcionário: as operações diárias com hóspedes — check-ins, guias e os imóveis atribuídos — sem acesso a configurações, credenciais ou exportações de conformidade. Não pode abrir pedidos de suporte.

Uma equipa é um conjunto de secções com nome próprio (por exemplo, «Limpeza» ou «Receção»). No painel «Equipas», clique em «Criar equipa», dê-lhe um nome e ative as secções que os seus membros poderão ver (sete no total). Quem não tem equipa vê «Todas as seções».

Clique numa equipa no painel para ver só as suas pessoas; a partir daí, «Editar equipa» muda o nome ou as secções. «Todas as secções · sem equipa» mostra as pessoas sem equipa.

Enquanto um convite não for aceite, aparece como uma linha da tabela com a indicação «Convidado», a data de envio e quando expira — os convites expiram ao fim de 7 dias se ninguém os aceitar.

No fim dessa linha há dois botões: «Reenviar» (a seta circular), que volta a enviar o e-mail, e «Revogar» (o X), que o cancela definitivamente. Se se enganou no endereço ou na função, revogue o convite e adicione a pessoa de novo.

A pessoa convidada aceita a partir da ligação que recebe por e-mail: inicia sessão ou cria uma conta com esse mesmo endereço e confirma para se juntar à sua equipa.

Para mudar só a função, clique na célula da função na linha dele (mostra «Gestor» ou «Funcionário») e escolha a nova. A alteração aplica-se de imediato.

Para mudar tudo de uma vez, clique no nome (ou em «Editar acesso…» no menu de três pontos). Aí escolhe «O que esta pessoa pode fazer?», «Para quais empresas?» e «Quais seções?» e clica em «Salvar alterações». Não é preciso remover e voltar a convidar.

Se promover alguém de funcionário a gestor, essa pessoa terá a sessão terminada e terá de configurar a autenticação de dois fatores no próximo início de sessão.

Para várias pessoas de uma vez, assinale as caixas delas: aparecem «Alterar função», «Definir seções» e «Remover».

Clique no menu de três pontos no fim da linha do membro e escolha «Remover membro» (ou use a ligação «Remover …» no fundo de «Editar acesso»).

Ao confirmar, essa pessoa deixa de imediato de estar associada à sua conta: perde o acesso aos seus alojamentos, reservas e definições. Não pode ser anulado — se precisar de voltar a entrar mais tarde, terá de a adicionar de novo.