L’OCR transforme la photo d’un document en données prêtes à l’emploi. Voici comment cela fonctionne au check-in et pourquoi cela élimine les erreurs.
Ce qu’est l’OCR appliqué au check-in
L’OCR (reconnaissance optique de caractères) est la technologie qui transforme l’image d’un document en texte structuré. Appliqué au check-in, cela signifie que le client photographie son document et que le système en extrait automatiquement les données, sans que personne n’ait à les saisir.
En pratique, ce qui consistait auparavant à remplir une fiche champ par champ se résume désormais à prendre une photo et à vérifier le résultat.
Quels documents peuvent être lus
Un bon moteur d’OCR reconnaît les documents d’identité courants dans un hébergement touristique : le DNI espagnol, le NIE et les passeports internationaux.
Sur les passeports et sur de nombreux documents modernes, il existe également la zone MRZ — ces deux ou trois lignes de caractères en bas du document —, conçue précisément pour la lecture automatique, et très fiable.
Pourquoi cela réduit les erreurs par rapport à la saisie manuelle
La transcription manuelle est la principale source d’erreurs dans l’enregistrement des voyageurs : un numéro de document mal recopié, une date inversée, un nom de famille incomplet. Chacune de ces erreurs peut invalider une fiche de voyageurs.
L’OCR lit toujours exactement ce qui figure sur le document, et le client vérifie le résultat avant de confirmer. Les données parviennent ainsi à SES Hospedajes sans erreur.
Confidentialité : ce que dit l’AEPD sur la conservation du document
Une précision importante. L’Agence espagnole de protection des données (AEPD) a averti que les hébergements ne doivent ni demander ni conserver de copies — photocopies ou photographies — des documents d’identité : le faire constitue une collecte excessive de données.
C’est pourquoi le principe que tout système de check-in doit respecter est de n’extraire du document que les données exigées par la loi, sans en stocker aucune image. Si une image est capturée pour être lue, elle doit être traitée de façon transitoire et supprimée immédiatement.
Comment BookCheckin procède
Avec BookCheckin, le client scanne son document avec l’appareil photo de son mobile pendant le check-in en ligne. Le moteur d’IA extrait le prénom, les noms de famille, le numéro de document, la nationalité et la date de naissance, que le client vérifie ensuite.
Les données sont validées et transmises à SES Hospedajes sans transcription manuelle. Rapide pour le client, fiable pour la conformité.