OCR verwandelt das Foto eines Dokuments in sofort nutzbare Daten. Wir erklären, wie das beim Check-in funktioniert und warum es Fehler eliminiert.
Was OCR beim Check-in bedeutet
OCR (optische Zeichenerkennung) ist die Technologie, die das Bild eines Dokuments in strukturierten Text umwandelt. Auf den Check-in angewendet heißt das: Der Gast fotografiert sein Dokument, und das System extrahiert die Daten automatisch, ohne dass jemand sie eintippen muss.
In der Praxis füllt der Gast kein Formular mehr Feld für Feld aus, sondern macht ein Foto und prüft kurz das Ergebnis.
Welche Dokumente erkannt werden
Eine gute OCR-Engine erkennt die in touristischen Unterkünften gängigen Ausweisdokumente: den spanischen DNI, den NIE und internationale Reisepässe.
Bei Reisepässen und vielen modernen Dokumenten gibt es außerdem die MRZ — jene zwei oder drei Zeichenzeilen am unteren Rand —, die eigens für das automatische Auslesen konzipiert und sehr zuverlässig ist.
Warum OCR weniger Fehler verursacht als die Eingabe von Hand
Die manuelle Übertragung ist die häufigste Fehlerquelle bei der Gästemeldung: eine falsch abgetippte Dokumentnummer, ein vertauschtes Datum, ein unvollständiger Nachname. Jeder dieser Fehler kann eine Meldung ungültig machen.
OCR liest stets genau das, was auf dem Dokument steht, und der Gast prüft das Ergebnis vor der Bestätigung. Die Daten kommen korrekt bei SES Hospedajes an.
Datenschutz: Was die AEPD zur Aufbewahrung des Dokuments sagt
Ein wichtiger Hinweis. Die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) hat gewarnt, dass Unterkünfte keine Kopien — Fotokopien oder Fotos — von Ausweisdokumenten anfordern oder aufbewahren dürfen: Das stellt eine übermäßige Datenerhebung dar.
Deshalb gilt für jedes Check-in-System der Grundsatz, aus dem Dokument nur die gesetzlich vorgeschriebenen Daten zu extrahieren und kein Bild davon zu speichern. Wird ein Bild zum Auslesen aufgenommen, darf es nur vorübergehend verarbeitet werden und muss anschließend sofort verworfen werden.
Wie BookCheckin das umsetzt
Bei BookCheckin scannt der Gast sein Dokument während des Online-Check-ins mit der Handykamera. Die KI-Engine extrahiert Vornamen, Nachnamen, Dokumentnummer, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum, die der Gast anschließend überprüft.
Die Daten werden validiert und ohne manuelle Übertragung an SES Hospedajes übermittelt. Schnell für den Gast, korrekt für die Compliance.