Ce qu’est VeriFactu, qui y est soumis dans la location touristique, et comment cela s’articule avec l’enregistrement des voyageurs et la taxe de séjour. Un guide honnête sur ce que vous devez faire et ce que chaque outil ne couvre pas.
Ce qu’est VeriFactu et d’où il vient
VeriFactu est le système de facturation vérifiable mis en place par l’Agence fiscale espagnole pour lutter contre la fraude fiscale. L’idée de fond est simple : le logiciel avec lequel vous émettez vos factures ne doit pas pouvoir les modifier a posteriori sans laisser de trace, et chaque facture doit pouvoir être vérifiée.
Son origine est la loi 11/2021 (dite loi antifraude), qui interdit les « logiciels à double usage » — des programmes permettant de tenir une comptabilité parallèle. Son développement est venu avec le décret royal 1007/2023, qui a approuvé le règlement des systèmes informatiques de facturation (SIF), et avec l’arrêté ministériel qui fixe les spécifications techniques. VeriFactu est la modalité dans laquelle le système transmet automatiquement les enregistrements de facturation à l’Agence fiscale.
Qui y est soumis dans la location touristique
L’obligation de facturer avec un système conforme concerne les entrepreneurs et les professionnels qui émettent des factures et utilisent un logiciel pour cela. Dans la location touristique, cela inclut aussi bien les sociétés qui gèrent des hébergements que les indépendants qui facturent leur activité.
Il existe des nuances importantes. Celui qui opère uniquement via des plateformes qui émettent déjà la documentation, ou qui relève de certains régimes, peut avoir des obligations différentes ; et tout reçu remis à un client n’équivaut pas forcément à une facture soumise au règlement. La première question n’est donc pas quel logiciel acheter, mais si vous émettez des factures avec un programme : si c’est le cas, ce programme devra être conforme. Vérifiez votre cas précis avec votre conseiller fiscal.
Ce qu’exige un système de facturation conforme
Le règlement fixe une série d’exigences que doit respecter le logiciel avec lequel vous facturez. Ce n’est pas quelque chose que vous configurez vous-même : c’est la responsabilité de l’éditeur du logiciel de fournir un système conforme. En substance :
- ✓Intégrité et inaltérabilité : chaque enregistrement de facturation est protégé de façon à ne pouvoir être ni modifié ni supprimé sans laisser de trace.
- ✓Traçabilité : les enregistrements sont chaînés au moyen d’une empreinte (hash) qui relie chaque facture à la précédente, de sorte qu’un maillon manquant soit détectable.
- ✓Conservation et lisibilité des enregistrements pendant les délais requis.
- ✓Dans la modalité VeriFactu, transmission automatique des enregistrements à l’Agence fiscale au moment de l’émission.
- ✓Code QR et mention sur la facture permettant sa vérification.
Les délais : 2027 à l’horizon
Le calendrier d’entrée en vigueur a été modifié à plusieurs reprises. Selon le calendrier en vigueur, l’obligation arrive en 2027 : d’abord pour les sociétés (contribuables de l’impôt sur les sociétés) le 1er janvier 2027, puis pour les indépendants et les autres assujettis le 1er juillet 2027.
Les dates ayant été repoussées à plusieurs reprises, mieux vaut les suivre de près. Nous avons consacré un guide spécifique au calendrier et à ce qu’il faut faire à chaque étape, que nous mettons en lien ici.
Sources officielles
- Délais de VeriFactu en 2027 : le calendrier complet— Les dates par type d’assujetti et ce qu’il faut préparer avant chacune
- Agence fiscale — informations sur les systèmes informatiques de facturation— Site officiel de l’AEAT
VeriFactu ou « non-VeriFactu » : deux façons de se conformer
Le règlement admet deux modalités, qu’il convient de ne pas confondre. En modalité VeriFactu, le programme transmet automatiquement chaque enregistrement de facturation à l’Agence fiscale au moment de l’émission de la facture. C’est la façon la plus simple de prouver sa conformité, car les données arrivent d’elles-mêmes à l’administration fiscale.
En modalité « non-VeriFactu », le programme n’envoie pas les factures en continu, mais doit en contrepartie respecter des exigences renforcées de conservation et d’inaltérabilité des enregistrements, avec signature électronique et mise à disposition de l’Agence fiscale si elle le demande. Les deux sont valables ; la différence réside dans qui conserve et transmet les enregistrements. Pour la plupart des petits hébergements, la modalité VeriFactu est généralement la plus pratique, car elle délègue cette charge au programme lui-même.
Ce qui se passe si vous utilisez un logiciel non conforme
La loi antifraude n’oblige pas seulement à facturer avec un système conforme : elle sanctionne expressément le contraire. La loi générale fiscale (article 201 bis, introduit par la loi 11/2021) prévoit des amendes spécifiques pour les systèmes de facturation qui ne respectent pas les exigences.
La simple détention d’un système de facturation non conforme peut être sanctionnée d’une amende allant jusqu’à 50 000 € par exercice, et sa fabrication ou sa commercialisation, de montants encore plus élevés. Ce n’est pas un risque théorique : c’est la raison pour laquelle les éditeurs de logiciels adaptent leurs programmes, et pourquoi il vaut mieux confirmer à temps que le vôtre sera conforme avant la date limite.
Ce n’est pas la même chose que la facturation électronique obligatoire
On les confond constamment, mais VeriFactu et la facturation électronique obligatoire entre entreprises sont deux choses différentes. VeriFactu impose que le programme avec lequel vous facturez soit inaltérable et puisse communiquer ses enregistrements à l’Agence fiscale.
La facturation électronique obligatoire entre entreprises et professionnels découle d’une autre norme, la loi 18/2022 (dite « Crea y Crece »), avec son propre développement réglementaire et son propre calendrier. L’une réglemente ce que doit être votre logiciel de facturation ; l’autre, le format dans lequel vous échangez les factures avec d’autres entreprises. Se conformer à l’une ne vous dispense pas de l’autre.
VeriFactu, SES Hospedajes et la taxe de séjour sont des choses différentes
Il convient d’être clair ici pour ne pas mélanger les obligations. En tant qu’hébergement touristique, vous avez trois obligations indépendantes souvent confondues :
L’enregistrement des voyageurs auprès de SES Hospedajes (ou de Mossos et Ertzaintza en Catalogne et au Pays basque) signale qui séjourne chez vous, pour la sécurité publique. La taxe de séjour, vous la percevez auprès du client et la reversez à la région ou à la mairie. Et VeriFactu est une obligation fiscale portant sur la façon dont vous émettez vos factures auprès de l’Agence fiscale. Ce sont des systèmes et des administrations différents : se conformer à l’un ne couvre pas les autres.
Ce que fait BookCheckin, et ce qu’il ne fait pas (en toute honnêteté)
Soyons transparents : BookCheckin n’est pas un logiciel de facturation et n’émet pas aujourd’hui de factures VeriFactu. Notre terrain, c’est l’autre versant du check-in : recueillir les données du client, scanner son document, transmettre la fiche à SES Hospedajes dans les délais, et vous aider à calculer la taxe de séjour applicable avec notre calculateur gratuit (la perception auprès du client et l’autoliquidation restent à votre charge).
Pour VeriFactu, vous aurez besoin d’un logiciel de facturation conforme (celui de votre conseiller ou un programme de gestion proposant cette modalité). BookCheckin s’occupe de l’enregistrement des voyageurs et du calcul de la taxe ; votre outil de facturation, des factures. Nous n’allons pas vous vendre que nous résolvons une obligation que nous ne résolvons pas : nous préférons que vous sachiez exactement ce que couvre chaque élément, afin qu’aucune de vos obligations ne reste à découvert.