Was VeriFactu ist, wen es in der Ferienvermietung betrifft und wie es mit der Gästeregistrierung und der Tourismussteuer zusammenhängt. Ein ehrlicher Leitfaden dazu, was Sie tun müssen und was die einzelnen Tools jeweils nicht abdecken.
Was VeriFactu ist und woher es kommt
VeriFactu ist das überprüfbare Rechnungssystem der spanischen Steuerbehörde zur Bekämpfung von Steuerbetrug. Die Grundidee ist einfach: Die Software, mit der Rechnungen ausgestellt werden, darf diese im Nachhinein nicht spurlos verändern können, und jede Rechnung muss überprüfbar sein.
Der Ursprung liegt im Gesetz 11/2021 (bekannt als Antibetrugsgesetz), das sogenannte „Software für den doppelten Gebrauch“ verbietet — Programme, die eine parallele, inoffizielle Buchführung ermöglichen. Die Umsetzung erfolgte mit dem Königlichen Dekret 1007/2023, das die Verordnung über Rechnungssoftwaresysteme (SIF) verabschiedete, sowie mit der Ministerialverordnung, die die technischen Spezifikationen festlegt. VeriFactu ist die Betriebsart, in der das System die Rechnungsdatensätze automatisch an die Steuerbehörde übermittelt.
Wen es in der Ferienvermietung betrifft
Die Pflicht, mit einem konformen System zu fakturieren, betrifft Unternehmen und Selbstständige, die Rechnungen ausstellen und dafür Software nutzen. In der Ferienvermietung zählen dazu sowohl Gesellschaften, die Unterkünfte verwalten, als auch Selbstständige, die für ihre Tätigkeit Rechnungen stellen.
Es gibt wichtige Nuancen. Wer ausschließlich über Plattformen arbeitet, die die Unterlagen bereits selbst ausstellen, oder wer bestimmten Sonderregelungen unterliegt, kann abweichende Pflichten haben; und nicht jede Quittung an einen Gast entspricht automatisch einer Rechnung im Sinne der Verordnung. Die erste Frage lautet daher nicht, welche Software man kaufen sollte, sondern ob man mit einem Programm Rechnungen ausstellt: Wenn ja, muss dieses Programm konform sein. Klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater.
Was ein konformes Rechnungssystem leisten muss
Die Verordnung legt eine Reihe von Anforderungen fest, die die Software erfüllen muss, mit der fakturiert wird. Das ist nichts, was Sie selbst konfigurieren: Es liegt in der Verantwortung des Softwareherstellers, ein konformes System bereitzustellen. Im Kern:
- ✓Integrität und Unveränderlichkeit: Jeder Rechnungsdatensatz ist so geschützt, dass er nicht spurlos geändert oder gelöscht werden kann.
- ✓Rückverfolgbarkeit: Die Datensätze sind über einen Fingerabdruck (Hash) verkettet, der jede Rechnung mit der vorherigen verknüpft, sodass eine Lücke erkennbar wird.
- ✓Aufbewahrung und Lesbarkeit der Datensätze während der vorgeschriebenen Fristen.
- ✓In der Betriebsart VeriFactu automatische Übermittlung der Datensätze an die Steuerbehörde im Moment der Ausstellung.
- ✓QR-Code und ein Hinweis auf der Rechnung, der ihre Überprüfung ermöglicht.
Die Fristen: 2027 am Horizont
Der Zeitplan für das Inkrafttreten wurde mehrfach geändert. Nach dem aktuell geltenden Zeitplan tritt die Pflicht 2027 in Kraft: zunächst für Gesellschaften (Körperschaftsteuerpflichtige) am 1. Januar 2027 und für Selbstständige und andere Verpflichtete am 1. Juli 2027.
Da sich die Termine wiederholt verschoben haben, lohnt es sich, sie genau zu verfolgen. Wir haben diesem Zeitplan und dem, was in jeder Phase zu tun ist, einen eigenen Leitfaden gewidmet, den wir hier verlinken.
Offizielle Quellen
- VeriFactu-Fristen 2027: der vollständige Zeitplan— Termine nach Art der Verpflichteten und was vor jedem Termin vorzubereiten ist
- Steuerbehörde — Informationen zu Rechnungssoftwaresystemen— Elektronisches Amt der AEAT
VeriFactu oder „Nicht-VeriFactu“: zwei Wege zur Konformität
Die Verordnung lässt zwei Betriebsarten zu, die man nicht verwechseln sollte. In der Betriebsart VeriFactu übermittelt das Programm jeden Rechnungsdatensatz automatisch an die Steuerbehörde, sobald die Rechnung ausgestellt wird. Das ist der einfachste Weg, die Konformität nachzuweisen, da die Daten von selbst bei der Finanzverwaltung ankommen.
In der Betriebsart „Nicht-VeriFactu“ sendet das Programm die Rechnungen nicht fortlaufend, muss dafür aber verschärfte Anforderungen an Aufbewahrung und Unveränderlichkeit der Datensätze erfüllen, mit elektronischer Signatur und Bereitstellung für die Steuerbehörde, falls diese sie anfordert. Beide Varianten sind gültig; der Unterschied liegt darin, wer die Datensätze aufbewahrt und übermittelt. Für die meisten kleinen Unterkünfte ist die Betriebsart VeriFactu in der Regel die bequemere, weil sie diese Last dem Programm selbst überträgt.
Was passiert, wenn Sie nicht konforme Software nutzen
Das Antibetrugsgesetz verpflichtet nicht nur zur Fakturierung mit einem konformen System: Es sanktioniert das Gegenteil ausdrücklich. Die Allgemeine Abgabenordnung (Artikel 201 bis, eingeführt durch das Gesetz 11/2021) sieht spezifische Geldbußen für Rechnungssysteme vor, die die Anforderungen nicht erfüllen.
Allein der Besitz eines nicht konformen Rechnungssystems kann mit bis zu 50.000 € pro Geschäftsjahr geahndet werden, seine Herstellung oder Vermarktung sogar mit noch höheren Beträgen. Das ist kein theoretisches Risiko: Deshalb passen Softwarehersteller ihre Programme an, und deshalb lohnt es sich, rechtzeitig zu prüfen, ob Ihre Lösung vor dem Stichtag konform sein wird.
Das ist nicht dasselbe wie die verpflichtende elektronische Rechnung
Sie werden ständig verwechselt, aber VeriFactu und die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen sind zwei verschiedene Dinge. VeriFactu schreibt vor, dass das Programm, mit dem Sie fakturieren, unveränderlich ist und seine Datensätze an die Steuerbehörde melden kann.
Die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen und Selbstständigen geht auf eine andere Norm zurück, das Gesetz 18/2022 (bekannt als „Crea y Crece“), mit einer eigenen Durchführungsverordnung und einem eigenen Zeitplan. Das eine regelt, wie Ihre Rechnungssoftware beschaffen sein muss; das andere, in welchem Format Sie Rechnungen mit anderen Unternehmen austauschen. Die Einhaltung des einen befreit nicht von der Einhaltung des anderen.
VeriFactu, SES Hospedajes und die Tourismussteuer sind unterschiedliche Dinge
Hier lohnt sich Klarheit, damit Sie die Pflichten nicht vermischen. Als touristische Unterkunft haben Sie drei unabhängige, oft verwechselte Pflichten:
Die Gästeregistrierung bei SES Hospedajes (bzw. bei Mossos und Ertzaintza in Katalonien und im Baskenland) meldet zu Zwecken der öffentlichen Sicherheit, wer bei Ihnen übernachtet. Die Tourismussteuer erheben Sie beim Gast und führen sie an die Region oder die Gemeinde ab. Und VeriFactu ist eine steuerliche Pflicht gegenüber der Steuerbehörde, die regelt, wie Sie Ihre Rechnungen ausstellen. Es handelt sich um unterschiedliche Systeme und Behörden: Die Einhaltung der einen deckt die anderen nicht ab.
Was BookCheckin macht und was nicht (ehrlich gesagt)
Seien wir transparent: BookCheckin ist kein Fakturierungsprogramm und stellt heute keine VeriFactu-Rechnungen aus. Unser Bereich ist die andere Seite des Check-ins: die Daten des Gastes erfassen, sein Dokument scannen, die Meldung fristgerecht bei SES Hospedajes einreichen sowie Ihnen mit unserem kostenlosen Rechner bei der Berechnung der anfallenden Tourismussteuer helfen (das Erheben beim Gast und die Selbstveranlagung bleiben Ihre Aufgabe).
Für VeriFactu benötigen Sie eine konforme Rechnungssoftware (die Ihres Steuerberaters oder ein Verwaltungsprogramm, das diese Betriebsart anbietet). BookCheckin kümmert sich um die Gästeregistrierung und die Steuer; Ihr Fakturierungstool um die Rechnungen. Wir werden Ihnen nicht verkaufen, dass wir eine Pflicht erfüllen, die wir nicht erfüllen: Wir möchten lieber, dass Sie genau wissen, was jeder Baustein abdeckt, damit keine Pflicht ungedeckt bleibt.