VeriFactu-Fristen 2027: der Kalender und was an jedem Termin zu tun ist

Der VeriFactu-Kalender auf einen Blick

Wenn Sie sich nur eines merken sollten, dann diese Tabelle. Sie fasst zusammen, was wann in Kraft tritt — nach dem Kalender, der seit den wiederholten Verschiebungen der Verordnung gilt:

Geltender Kalender nach den aufeinanderfolgenden Änderungen des Königlichen Dekrets 1007/2023. Der Kalender wurde bereits mehrfach verschoben; bestätigen Sie die für Ihren Fall geltenden Termine stets bei der AEAT oder Ihrem Steuerberater.

1. Januar 2027: zuerst die Kapitalgesellschaften

Das erste Datum betrifft Körperschaftsteuerpflichtige: Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaften und andere Rechtsformen, die dieser Steuer unterliegen. Ab diesem Tag gilt: Wenn sie mit einem Computerprogramm fakturieren, muss dieses Programm der Verordnung entsprechen.

In der Ferienvermietung betrifft dies Verwaltungsgesellschaften und jedes Unternehmen, das Unterkünfte betreibt und für seine Tätigkeit Rechnungen ausstellt. Ist das bei Ihnen der Fall, ist der 1. Januar 2027 Ihr Stichtag.

1. Juli 2027: Selbstständige und die Übrigen

Sechs Monate später, am 1. Juli 2027, weitet sich die Pflicht auf Selbstständige und andere Verpflichtete aus, die mit digitalen Mitteln fakturieren. Es ist das Datum, das die meisten Gastgeber betrifft, die als natürliche Person tätig sind und für ihre Ferienvermietung Rechnungen ausstellen.

Wenn Sie zu dieser Gruppe gehören, haben Sie etwas mehr Zeit, aber die grundlegende Aufgabe bleibt dieselbe: sicherzustellen, dass das Programm, mit dem Sie fakturieren, zum Stichtag der Verordnung entspricht.

Warum der Kalender schon so oft verschoben wurde

Der VeriFactu-Kalender hat sich seit der Verabschiedung der Verordnung wiederholt geändert. Mit den Verschiebungen sollte den Softwareherstellern Zeit gegeben werden, ihre Programme anzupassen, und den Verpflichteten Zeit, ohne Probleme zu migrieren.

Die praktische Konsequenz ist, dass die heute kursierenden Termine nicht die endgültigen sein müssen. Die Empfehlung lautet daher nicht, sich zu beeilen, sondern den Kalender im Blick zu behalten und ihn bei der Steuerbehörde oder Ihrem Berater zu bestätigen, bevor Sie ein Tool anschaffen oder wechseln.

Außerdem lohnt es sich, das Pflichtdatum — ab wann Sie mit einem konformen System fakturieren müssen — von der tatsächlichen Verfügbarkeit der Programme zu unterscheiden. Selbst wenn Ihr Anbieter die kompatible Version schon vor Ihrem Stichtag bereithält, wird Ihre Pflicht dadurch nicht vorverlegt. Planen Sie anhand des offiziellen Datums, das für Sie gilt — nicht anhand des Datums Ihrer Software.

Baskenland und Navarra gehen eigene Wege: TicketBAI

Eine wichtige Nuance für viele Gastgeber: Der VeriFactu-Kalender gilt für das allgemeine Steuergebiet („territorio común“), also für die staatliche Steuerbehörde. Baskenland und Navarra haben ihre eigene Regionalfinanzverwaltung (hacienda foral) und ihr eigenes Rechnungssystem.

Im Baskenland heißt dieses System TicketBAI; in den drei baskischen Provinzen ist es bereits verpflichtend und folgt einem eigenen Kalender, der sich von dem von VeriFactu unterscheidet. Navarra hat ebenfalls eigene Pflichten. Wenn Ihre Tätigkeit in einem foralen Gebiet besteuert wird, ist nicht VeriFactu die Referenz, sondern das Regelwerk Ihrer regionalen Finanzverwaltung. Prüfen Sie das, denn es ist ein häufiger Irrtum anzunehmen, dass im ganzen Land derselbe Kalender gilt.

Was passiert, wenn Sie die Frist nicht einhalten

Ihren Stichtag zu verpassen, ist keine Nebensächlichkeit. Die Allgemeine Abgabenordnung (Artikel 201 bis, eingeführt durch das Gesetz 11/2021) ahndet ausdrücklich die Nutzung nicht konformer Rechnungssysteme: Allein der Besitz eines Systems, das die Anforderungen nicht erfüllt, kann mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 € pro Geschäftsjahr geahndet werden.

Anders gesagt: Nach Ablauf Ihres Stichtags weiter mit einem nicht angepassten Programm zu fakturieren, ist keine Grauzone, sondern ein Verstoß mit Geldbuße. Deshalb ist es die vernünftige Entscheidung, sich mit Vorlauf vorzubereiten, und nicht erst im letzten Quartal.

Nicht mit der verpflichtenden elektronischen Rechnung verwechseln

Beim Thema Fristen bringen viele VeriFactu mit der verpflichtenden elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen durcheinander. Es handelt sich um unterschiedliche Vorschriften mit unterschiedlichen Kalendern. VeriFactu (Gesetz 11/2021 und Königliches Dekret 1007/2023) verlangt, dass Ihre Rechnungssoftware manipulationssicher ist und ihre Aufzeichnungen an die Steuerbehörde übermitteln kann.

Die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen und Selbstständigen geht auf das Gesetz 18/2022 zurück, bekannt als „Crea y Crece“, und folgt einem eigenen Regelungsweg. Wenn Sie Ihre Termine planen, sollten Sie klar wissen, welche der beiden Pflichten Sie gerade betrachten: Eine Verwechslung führt dazu, dass Sie sich auf die falsche Frist vorbereiten.

Was zu tun ist und wann: eine Vorbereitungs-Checkliste

Auch wenn die Termine erst 2027 liegen, steht die Vorbereitung schon jetzt an. Das sind die sinnvollen Schritte, der Reihe nach:

• ✓Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie verpflichtet sind und in welcher Gruppe (Kapitalgesellschaft oder Selbstständiger).
• ✓Prüfen Sie, mit welchem Programm Sie heute fakturieren, und fragen Sie beim Hersteller nach, ob er die Betriebsart VeriFactu rechtzeitig anbieten wird.
• ✓Wenn Ihr Tool nicht konform sein wird, ziehen Sie einen Wechsel mit Vorlauf in Betracht, nicht erst im letzten Quartal.
• ✓Halten Sie Ihre drei Pflichten getrennt und geordnet: Gästeregistrierung, Tourismussteuer und Rechnungsstellung.
• ✓Prüfen Sie die offiziellen Termine vor jedem Meilenstein erneut, denn der Kalender hat sich in der Vergangenheit bereits geändert.

Wo BookCheckin in all dem seinen Platz hat

Um transparent zu sein: BookCheckin greift nicht in Ihre VeriFactu-Fristen ein, da es kein Rechnungssystem ist. Diese Pflicht decken Sie mit Ihrer Rechnungssoftware oder der Ihres Beraters ab.

Was wir Ihnen tatsächlich abnehmen, sind die Gästeregistrierung bei SES Hospedajes sowie die Berechnung und Erhebung der Tourismussteuer — zwei Pflichten, die oft mit der Rechnungsstellung verwechselt werden. So können Sie Ihre VeriFactu-Vorbereitung auf das konzentrieren, was wirklich dazugehört. Wenn Sie den vollständigen Zusammenhang zwischen VeriFactu und dem Rest verstehen möchten, erläutern wir ihn in unserem allgemeinen Leitfaden.