Cos’è VeriFactu, chi è obbligato nell’affitto turistico e come si inserisce nella registrazione dei viaggiatori e nella tassa di soggiorno. Una guida onesta su cosa devi fare e cosa non copre ogni strumento.
Cos’è VeriFactu e da dove nasce
VeriFactu è il sistema di fatturazione verificabile promosso dall’Agenzia tributaria spagnola per combattere la frode fiscale. L’idea di fondo è semplice: il software con cui emetti le fatture non deve poterle alterare in un secondo momento senza lasciare traccia, e ogni fattura deve poter essere verificata.
La sua origine è la Legge 11/2021 (nota come legge antifrode), che vieta i cosiddetti «software a doppio uso» — programmi che permettono di tenere una contabilità parallela in nero. L’attuazione è arrivata con il Regio Decreto 1007/2023, che ha approvato il regolamento sui sistemi informatici di fatturazione (SIF), e con l’ordinanza ministeriale che fissa le specifiche tecniche. VeriFactu è la modalità in cui il sistema invia automaticamente i registri di fatturazione all’Agenzia tributaria.
Chi è obbligato nell’affitto turistico
L’obbligo di fatturare con un sistema conforme riguarda le imprese e i professionisti che emettono fatture e usano un software per farlo. Nell’affitto turistico, questo include sia le società che gestiscono alloggi sia i lavoratori autonomi che fatturano per la propria attività.
Ci sono sfumature importanti. Chi opera esclusivamente tramite piattaforme che già emettono la documentazione, o chi rientra in determinati regimi, può avere obblighi diversi; e non ogni ricevuta consegnata a un ospite equivale a una fattura soggetta al regolamento. La prima domanda, quindi, non è quale software comprare, ma se emetti fatture con un programma: in tal caso, quel programma dovrà essere conforme. Verifica il tuo caso specifico con il tuo consulente fiscale.
Cosa richiede un sistema di fatturazione conforme
Il regolamento stabilisce una serie di requisiti che il software con cui fatturi deve soddisfare. Non è qualcosa che configuri tu: è responsabilità del produttore del software fornire un sistema conforme. In sostanza:
- ✓Integrità e inalterabilità: ogni registro di fatturazione è protetto in modo da non poter essere modificato né cancellato senza lasciarne traccia.
- ✓Tracciabilità: i registri sono concatenati tramite un’impronta (hash) che collega ogni fattura alla precedente, in modo che un’eventuale lacuna sia rilevabile.
- ✓Conservazione e leggibilità dei registri per i periodi richiesti.
- ✓Nella modalità VeriFactu, invio automatico dei registri all’Agenzia tributaria nel momento dell’emissione.
- ✓Codice QR e una dicitura in fattura che ne permette la verifica.
Le scadenze: il 2027 all’orizzonte
Il calendario di entrata in vigore è stato modificato più volte. Secondo il calendario attualmente in vigore, l’obbligo arriva nel 2027: prima per le società (soggetti passivi dell’imposta sulle società) il 1° gennaio 2027, e per i lavoratori autonomi e gli altri obbligati il 1° luglio 2027.
Poiché le date sono state posticipate a più riprese, conviene seguirle da vicino. Abbiamo dedicato una guida specifica al calendario e a cosa fare in ogni fase, che colleghiamo qui.
Fonti ufficiali
- Scadenze di VeriFactu nel 2027: il calendario completo— Le date per tipo di obbligato e cosa preparare prima di ciascuna
- Agenzia tributaria — informazioni sui sistemi informatici di fatturazione— Sede elettronica dell’AEAT
VeriFactu o «non VeriFactu»: due modi di essere conformi
Il regolamento ammette due modalità, ed è bene non confonderle. Nella modalità VeriFactu, il programma invia automaticamente ogni registro di fatturazione all’Agenzia tributaria nel momento in cui la fattura viene emessa. È il modo più semplice di dimostrare la conformità, perché i dati arrivano da soli al fisco.
Nella modalità «non VeriFactu», il programma non invia le fatture in modo continuo, ma in cambio deve rispettare requisiti rafforzati di conservazione e inalterabilità dei registri, con firma elettronica, e tenerli a disposizione dell’Agenzia tributaria in caso di richiesta. Entrambe sono valide; la differenza sta in chi conserva e invia i registri. Per la maggior parte dei piccoli alloggi, la modalità VeriFactu tende a essere la più comoda, perché delega questo onere al programma stesso.
Cosa succede se usi un programma non conforme
La legge antifrode non si limita a obbligare a fatturare con un sistema conforme: sanziona espressamente il contrario. La Legge generale tributaria (articolo 201 bis, introdotto dalla Legge 11/2021) prevede multe specifiche per i sistemi di fatturazione che non rispettano i requisiti.
Il semplice possesso di un sistema di fatturazione non conforme può essere sanzionato fino a 50.000 € per esercizio, e la sua produzione o commercializzazione con importi ancora più alti. Non è un rischio teorico: è il motivo per cui i produttori di software stanno adattando i loro programmi, ed è per questo che conviene confermare per tempo che il tuo sarà conforme prima della scadenza.
Non è la stessa cosa della fattura elettronica obbligatoria
Si confondono di continuo, ma VeriFactu e la fattura elettronica obbligatoria tra imprese sono due cose diverse. VeriFactu regola il fatto che il programma con cui fatturi sia inalterabile e possa comunicare i suoi registri all’Agenzia tributaria.
La fattura elettronica obbligatoria tra imprese e professionisti deriva da un’altra norma, la Legge 18/2022 (nota come «Crea y Crece»), con un proprio regolamento attuativo e un proprio calendario. L’una stabilisce come deve essere il tuo software di fatturazione; l’altra, in che formato scambi le fatture con altre imprese. Rispettarne una non ti esenta dall’altra.
VeriFactu, SES Hospedajes e la tassa di soggiorno sono cose diverse
Qui conviene essere chiari per non mescolare gli obblighi. Come struttura turistica hai tre doveri indipendenti che spesso vengono confusi:
La registrazione dei viaggiatori presso SES Hospedajes (o Mossos ed Ertzaintza in Catalogna e nei Paesi Baschi) comunica chi alloggia, per la sicurezza pubblica. La tassa di soggiorno la riscuoti dall’ospite e la versi alla regione o al comune. E VeriFactu è un obbligo fiscale su come emetti le tue fatture nei confronti dell’Agenzia tributaria. Sono sistemi e amministrazioni diversi: rispettarne uno non copre gli altri.
Cosa fa BookCheckin e cosa non fa (con onestà)
Siamo trasparenti: BookCheckin non è un programma di fatturazione e oggi non emette fatture VeriFactu. Il nostro terreno è l’altro lato del check-in: raccogliere i dati dell’ospite, scansionare il suo documento, presentare la comunicazione a SES Hospedajes entro i termini, e aiutarti a calcolare la tassa di soggiorno dovuta con il nostro calcolatore gratuito (l’addebito all’ospite e l’autoliquidazione restano a carico tuo).
Per VeriFactu avrai bisogno di un software di fatturazione conforme (quello del tuo consulente o un programma gestionale che offra questa modalità). BookCheckin si occupa della registrazione dei viaggiatori e della tassa; il tuo strumento di fatturazione, delle fatture. Non ti venderemo l’idea di risolvere un obbligo che non risolviamo: preferiamo che tu sappia esattamente cosa copre ciascuna parte, così da non lasciare scoperto nessun dovere.