O que é o VeriFactu, a quem obriga no arrendamento turístico e como se articula com o registo de viajantes e a taxa turística. Um guia honesto sobre o que tem de fazer e o que cada ferramenta não cobre.
O que é o VeriFactu e de onde vem
O VeriFactu é o sistema de faturação verificável promovido pela Agência Tributária espanhola para combater a fraude fiscal. A ideia de base é simples: o software com que emite as suas faturas não pode alterá-las a posteriori sem deixar rasto, e cada fatura tem de poder ser verificada.
A sua origem está na Lei 11/2021 (conhecida como lei antifraude), que proíbe o chamado «software de duplo uso» — programas que permitem manter uma contabilidade paralela. O seu desenvolvimento chegou com o Real Decreto 1007/2023, que aprovou o regulamento dos sistemas informáticos de faturação (SIF), e com a portaria ministerial que fixa as especificações técnicas. O VeriFactu é a modalidade em que o sistema envia automaticamente os registos de faturação à Agência Tributária.
A quem obriga no arrendamento turístico
A obrigação de faturar com um sistema conforme afeta empresários e profissionais que emitem faturas e usam programas informáticos para isso. No arrendamento turístico, isso inclui tanto as sociedades que gerem alojamentos como os trabalhadores independentes que faturam pela sua atividade.
Há nuances relevantes. Quem opera apenas através de plataformas que já emitem a documentação, ou quem está sujeito a determinados regimes, pode ter obrigações diferentes; e nem todo o recibo entregue a um hóspede equivale a uma fatura sujeita ao regulamento. Por isso a primeira pergunta não é que software comprar, mas se emite faturas com um programa: se assim for, esse programa terá de ser conforme. Confirme o seu caso concreto com o seu contabilista.
O que exige um sistema de faturação conforme
O regulamento estabelece uma série de requisitos que o programa com que fatura deve cumprir. Não é algo que lhe caiba configurar: é responsabilidade do fabricante do software oferecer um sistema conforme. Em essência:
- ✓Integridade e inalterabilidade: cada registo de faturação fica protegido para não poder ser modificado nem apagado sem deixar rasto.
- ✓Rastreabilidade: os registos são encadeados através de uma impressão digital (hash) que liga cada fatura à anterior, de modo que uma lacuna seja detetável.
- ✓Conservação e legibilidade dos registos durante os prazos exigidos.
- ✓Na modalidade VeriFactu, envio automático dos registos à Agência Tributária no momento da emissão.
- ✓Código QR e uma menção na fatura que permite a sua verificação.
Os prazos: 2027 no horizonte
O calendário de entrada em vigor foi alterado várias vezes. Segundo o calendário em vigor, a obrigação chega em 2027: primeiro para as sociedades (contribuintes do Imposto sobre Sociedades) a 1 de janeiro de 2027, e para os trabalhadores independentes e demais obrigados a 1 de julho de 2027.
Como as datas já foram adiadas repetidamente, convém acompanhá-las de perto. Dedicámos um guia específico ao calendário e ao que fazer em cada etapa, que pode consultar aqui.
Fontes oficiais
- Prazos do VeriFactu em 2027: o calendário completo— Datas por tipo de obrigado e o que preparar antes de cada uma
- Agência Tributária — informação sobre sistemas informáticos de faturação— Sede eletrónica da AEAT
VeriFactu ou «não VeriFactu»: duas formas de cumprir
O regulamento admite duas modalidades, e convém não as confundir. Na modalidade VeriFactu, o programa envia automaticamente cada registo de faturação à Agência Tributária no momento em que a fatura é emitida. É a forma mais simples de comprovar o cumprimento, porque os dados chegam sozinhos ao Fisco.
Na modalidade «não VeriFactu», o programa não envia as faturas de forma contínua, mas em contrapartida deve cumprir requisitos reforçados de conservação e inalterabilidade dos registos, com assinatura eletrónica, mantendo-os à disposição da Agência Tributária caso esta os solicite. Ambas são válidas; a diferença está em quem guarda e envia os registos. Para a maioria dos alojamentos pequenos, a modalidade VeriFactu costuma ser a mais cómoda, porque delega essa tarefa no próprio programa.
O que acontece se usar um programa não conforme
A lei antifraude não se limita a obrigar a faturar com um sistema conforme: sanciona expressamente o contrário. A Lei Geral Tributária (artigo 201 bis, introduzido pela Lei 11/2021) prevê multas específicas para os sistemas de faturação que não cumprem os requisitos.
A mera posse de um sistema de faturação não conforme pode ser sancionada com multas até 50.000 € por exercício, e o seu fabrico ou comercialização com montantes ainda mais elevados. Não é um risco teórico: é o motivo pelo qual os fabricantes de software estão a adaptar os seus programas, e por isso convém confirmar com antecedência que o seu será conforme antes do prazo limite.
Não é o mesmo que a fatura eletrónica obrigatória
Confundem-se constantemente, mas o VeriFactu e a fatura eletrónica obrigatória entre empresas são duas coisas distintas. O VeriFactu regula que o programa com que fatura seja inalterável e possa comunicar os seus registos à Agência Tributária.
A fatura eletrónica obrigatória entre empresas e profissionais decorre de outra norma, a Lei 18/2022 (conhecida como «Crea y Crece»), com o seu próprio desenvolvimento regulamentar e o seu próprio calendário. Uma regula como deve ser o seu software de faturação; a outra, em que formato troca faturas com outras empresas. Cumprir uma não o isenta da outra.
VeriFactu, SES Hospedajes e taxa turística são coisas diferentes
Aqui convém ser claro para não misturar obrigações. Como alojamento turístico, tem três deveres independentes que muitas vezes se confundem:
O registo de viajantes junto do SES Hospedajes (ou Mossos e Ertzaintza na Catalunha e no País Basco) comunica quem se aloja, por motivos de segurança pública. A taxa turística cobra-se ao hóspede e liquida-se junto da região ou da câmara municipal. E o VeriFactu é uma obrigação fiscal sobre a forma como emite as suas faturas perante a Agência Tributária. São sistemas e administrações diferentes: cumprir um não cobre os outros.
O que o BookCheckin faz e o que não faz (com honestidade)
Sejamos transparentes: o BookCheckin não é um programa de faturação e hoje não emite faturas VeriFactu. O nosso terreno é o outro lado do check-in: recolher os dados do hóspede, digitalizar o seu documento, apresentar o parte ao SES Hospedajes dentro do prazo, e ajudá-lo a calcular a taxa turística correspondente com a nossa calculadora gratuita (a cobrança ao hóspede e a autoliquidação ficam a seu cargo).
Para o VeriFactu vai precisar de um software de faturação conforme (o do seu contabilista ou um programa de gestão que ofereça essa modalidade). O BookCheckin trata do registo de viajantes e do cálculo da taxa; a sua ferramenta de faturação, das faturas. Não lhe vamos vender que resolvemos uma obrigação que não resolvemos: preferimos que saiba exatamente o que cada peça cobre, para que não lhe fique nenhum dever por cumprir.