Tout ce qu’un hôtel, un appartement touristique ou un gîte rural doit savoir sur SES Hospedajes : obligations, délais et comment s’y conformer sans y consacrer des heures.
Pourquoi SES Hospedajes vous concerne
Si vous gérez un hébergement touristique en Espagne, quel qu’il soit, vous devez communiquer les données de vos clients au ministère de l’Intérieur via SES Hospedajes. L’obligation ne fait aucune distinction entre un hôtel de 200 chambres et un simple appartement touristique.
Le système a remplacé Webpol et Hospederías et est devenu pleinement opérationnel fin 2024. En 2026, c’est déjà le canal standard de déclaration des voyageurs.
Ce que vous devez déclarer, et à quel moment
Pour chaque client, vous devez communiquer ses données d’identification, de contact et de résidence, ainsi que les informations de réservation et de paiement. Les données des mineurs sont également requises, y compris pour les moins de 14 ans.
Le délai est clair : 24 heures maximum à compter de l’arrivée du client. Passé ce délai, l’hébergement s’expose à des sanctions.
L’erreur la plus fréquente : le faire à la main
De nombreux hébergements continuent de recueillir les données à la réception et de les saisir une par une. C’est lent, source d’erreurs de transcription, et difficile à suivre quand plusieurs clients arrivent le même jour.
Automatiser le processus n’est pas un luxe : c’est le moyen de garantir qu’aucune fiche ne parte hors délai.
Comment BookCheckin l’automatise
Avec BookCheckin, le client reçoit un lien de check-in dès la confirmation de la réservation. Il renseigne ses données, scanne son document avec l’appareil photo de son téléphone et signe, le tout avant son arrivée.
BookCheckin valide les informations et transmet la fiche à SES Hospedajes dans le délai légal, gère les erreurs de la plateforme et conserve le justificatif. Votre équipe n’a rien à faire.
