Jeder Gast erhält die richtige Nachricht genau zum richtigen Zeitpunkt
Anreiseanweisungen, Check-in-Links, Unterkunftsguides und Check-out-Erinnerungen werden automatisch nach Ihrem Zeitplan versendet — per WhatsApp, E-Mail oder SMS. Keine manuelle Nachverfolgung nötig.
Kurz gesagt
Die automatisierte Gästekommunikation übernimmt Ihre gesamte Kommunikationsabfolge mit dem Gast — Buchungsbestätigung, Check-in-Link, Anweisungen vor der Anreise, Zugangsdetails, Check-out-Erinnerung und eine Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt — ganz ohne manuelle Nachverfolgung. Nachrichten gehen zuerst per WhatsApp raus (Öffnungsraten von rund 95 % gegenüber etwa 20 % bei E-Mail), mit SMS und E-Mail als automatischem Ausweichkanal, jede personalisiert und in der Sprache des Gastes versendet. Neue Buchungen — einschließlich Booking.com- und Airbnb-Reservierungen, die über Ihr PMS synchronisiert werden — lösen die Abfolge automatisch aus.
Was die automatisierte Gästekommunikation leistet
Das Nachrichtensystem von BookCheckin übernimmt Ihre gesamte Kommunikationsabfolge mit Gästen automatisch — von der Buchungsbestätigung bis zur Bewertungsanfrage nach dem Check-out.
Vorgefertigte Nachrichtenabfolgen
Ein vollständiger Kommunikationsablauf ist für Sie eingerichtet: Buchungsbestätigung, Anweisungen vor der Anreise (3 Tage vorher), Nachricht am Anreisetag mit Zugangsdetails, Check-in zur Aufenthaltsmitte, Check-out-Erinnerung und Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt.
Zustellung per WhatsApp, SMS und E-Mail
WhatsApp ist der Standardkanal — über 95 % Öffnungsrate gegenüber 20 % bei E-Mail. Nachrichten weichen automatisch auf SMS oder E-Mail aus, wenn WhatsApp für einen bestimmten Gast nicht verfügbar ist.
Intelligente Personalisierung
Jede Nachricht wird automatisch personalisiert: Gästename, Adresse der Unterkunft, Zugangscode, WLAN-Name und -Passwort, Check-out-Zeit, Kontaktdaten des Gastgebers. Ohne manuelles Ausfüllen von Variablen.
Vollständig anpassbare Abfolgen
Bearbeiten Sie Zeitpunkt, Inhalt und Ton jeder Nachricht in der Abfolge. Möchten Sie die Nachricht vor der Anreise 5 statt 3 Tage vorher senden? Erledigt. Möchten Sie Ihre lokalen Restaurantempfehlungen einbauen? Fügen Sie sie einmal hinzu, und sie gehen an jeden Gast.
Erkennung der Gästesprache
BookCheckin erkennt die Sprache des Gastes aus seinem Buchungsprofil und sendet alle Nachrichten in dieser Sprache. Ihre spanischen Gäste erhalten spanische Nachrichten, Ihre deutschen Gäste deutsche.
Funktioniert mit Buchungen von Booking.com und Airbnb
Die Kommunikation wird durch Buchungsereignisse aus Ihrem verbundenen PMS ausgelöst (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway oder Lodgify). Eine neue, über Ihr PMS synchronisierte Airbnb- oder Booking.com-Reservierung löst die Abfolge automatisch aus — ohne manuellen Import, ohne Kopieren und Einfügen.
Kommunikation ist es, was eine 4-Sterne- von einer 5-Sterne-Bewertung trennt
In der Kurzzeitvermietungsbranche ist die häufigste Ursache für negative Bewertungen nicht die Unterkunft selbst — es ist mangelnde Kommunikation. Gäste, die ohne klare Anweisungen ankommen, den Zugangscode nicht finden oder die Check-out-Zeit nicht kennen, hinterlassen Bewertungen, die Ihrem Ranking monatelang schaden.
Die Lösung ist nicht härteres Arbeiten — sondern Automatisierung. Unterkünfte mit automatisierten Nachrichtenabfolgen erzielen bei der Gästekommunikation in Bewertungen auf Booking.com und Airbnb durchweg bessere Werte. Die Nachrichten sind konsistenter, pünktlicher und werden nie vergessen.
Die manuelle Gästekommunikation bei einer Unterkunft mit 80 Buchungen im Jahr — Bestätigungsnachrichten schreiben oder kopieren, Anweisungen vor der Anreise versenden, verspätete Check-ins nachverfolgen, Check-out-Erinnerungen senden — kostet 1 bis 2 Stunden pro Woche. Das sind 50–100 Stunden im Jahr repetitiver Arbeit mit geringem Mehrwert.
WhatsApp hat sich in Spanien zum erwarteten Kanal für die Kommunikation bei Kurzzeitvermietungen entwickelt. Gäste erwarten, eine Nachricht senden und schnell eine Antwort erhalten zu können. Automatisierte Abfolgen beantworten die häufigsten Gästefragen — Zugang, WLAN, Parken, Check-out-Zeit — noch bevor sie überhaupt gestellt werden.
So funktioniert die automatisierte Gästekommunikation
Die Buchung wird bestätigt
Eine neue Buchung geht ein — synchronisiert aus Ihrem PMS (einschließlich Booking.com- und Airbnb-Reservierungen) oder manuell hinzugefügt. BookCheckin sendet sofort die Buchungsbestätigung mit dem Registrierungslink.
Die Abfolge wird geplant
Die vollständige Nachrichtenabfolge für diese Buchung wird automatisch geplant: 3 Tage vor der Anreise, am Anreisetag, am Tag vor dem Check-out und nach dem Check-out.
Nachrichten werden personalisiert und versendet
Zu jedem geplanten Zeitpunkt wird die Nachricht mit dem Namen des Gastes, den Buchungsdaten, dem Zugangscode, den WLAN-Angaben und allen weiteren konfigurierten Variablen personalisiert — und automatisch versendet.
Die Zustellung wird nachverfolgt
Sie sehen im BookCheckin-Dashboard, welche Nachrichten für jeden Gast gesendet, zugestellt und gelesen wurden. Kein Rätselraten mehr, ob die Zugangsanweisungen angekommen sind.
Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt
Nach dem Check-out wird automatisch eine freundliche Bewertungsanfrage versendet. Allein dieser Kontaktpunkt erhöht die Rate, mit der Gäste eine Bewertung für Ihr Angebot hinterlassen, deutlich.
Das gewinnen Sie
Sparen Sie 50–100 Stunden Kommunikation im Jahr
Die manuelle Gästekommunikation bei 80 Buchungen kostet 1–2 Stunden pro Woche. Die Automatisierung gewinnt diese Zeit vollständig zurück — ohne jede Einbuße bei der Kommunikationsqualität.
Mehr 5-Sterne-Bewertungen
Unterkünfte mit automatisierter Kommunikation erzielen bei der Kommunikation in Gästebewertungen durchweg bessere Werte. Allein die Bewertungsanfrage nach dem Check-out erzeugt einen messbaren Anstieg des Bewertungsvolumens.
Internationale Gäste perfekt betreut
Die Spracherkennung sorgt dafür, dass Ihr französischer Gast Nachrichten auf Französisch erhält, Ihr britischer Gast auf Englisch — automatisch. Keine manuelle Übersetzung, keine unbeholfenen Google-Translate-Nachrichten.
Weniger eingehende Fragen
Wenn Gäste klare, rechtzeitige Informationen zu Zugang, WLAN, Parken und Check-out erhalten, bevor sie danach fragen müssen, sinkt das Volumen eingehender Nachrichten drastisch — und Sie gewinnen noch mehr Zeit.
Häufig gestellte Fragen
Welche Kanäle nutzt die automatisierte Gästekommunikation?+
Zuerst WhatsApp — Öffnungsraten über 95 % gegenüber rund 20 % bei E-Mail. SMS und E-Mail dienen als automatischer Ausweichkanal, wenn WhatsApp für einen bestimmten Gast nicht verfügbar ist.
Welche Nachrichten enthält die Standardabfolge?+
Sechs Kontaktpunkte: Buchungsbestätigung, Anweisungen vor der Anreise (3 Tage vorher), Nachricht am Anreisetag mit Zugangsdetails, Check-in zur Aufenthaltsmitte, Check-out-Erinnerung und eine Bewertungsanfrage nach dem Check-out.
Kann ich die Nachrichten anpassen?+
Ja, vollständig. Bearbeiten Sie Zeitpunkt, Inhalt und Ton jeder Nachricht. Fügen Sie Restaurantempfehlungen, Parkdetails oder Ihre Liste lokaler Tipps hinzu — einmal konfiguriert, gehen sie automatisch an jeden Gast.
Werden internationale Gäste in ihrer eigenen Sprache betreut?+
Ja. BookCheckin erkennt die Sprache des Gastes aus seinem Buchungsprofil und sendet jede Nachricht in dieser Sprache — Spanisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Portugiesisch und mehr.
Gibt es eine Integration mit Booking.com und Airbnb?+
Nicht direkt — es gibt keine native Verbindung zu Airbnb oder Booking.com. Buchungen aus diesen Kanälen erreichen BookCheckin über Ihr PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway oder Lodgify) und lösen die Abfolge automatisch aus. Ohne PMS können Sie den Check-in-Link für jede Buchung manuell erstellen.
Stellen Sie Ihre Gästekommunikation auf Autopilot
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