Comunicazioni degli ospiti inviate automaticamente — a ogni prenotazione
BookCheckin genera comunicazioni degli ospiti conformi alla legge e le trasmette a SES Hospedajes — la piattaforma nazionale del Ministero dell’Interno spagnolo — entro pochi minuti dal check-in. Non accedi mai più al portale di SES Hospedajes; in Catalogna e nei Paesi Baschi BookCheckin prepara il file ufficiale e lo carichi tu.
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In breve
BookCheckin trasforma ogni check-in completato in una comunicazione degli ospiti e la trasmette automaticamente a SES Hospedajes — la piattaforma nazionale del Ministero dell’Interno spagnolo per il territorio della Policía Nacional e della Guardia Civil — in pochi secondi, ben entro il termine legale di 24 ore fissato dal Regio Decreto 933/2021. Ogni invio viene conservato con la ricevuta del Ministero come prova. La Catalogna comunica al proprio registro, quello dei Mossos d’Esquadra, e BookCheckin lo copre: inserisci l’identificativo della struttura presso i Mossos nella scheda Legale della struttura e confermalo, e i link di check-in funzionano dall’inizio alla fine. BookCheckin genera poi il file V24 dei tuoi ospiti, che scarichi e carichi tu stesso su registreviatgers.mossos.gencat.cat. BookCheckin non accede mai a quel portale e non conserva alcuna credenziale dei Mossos. BookCheckin copre le strutture dei Paesi Baschi: aggiungi nella scheda Legale della struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo, e il link di check-in, la scansione del documento e la firma funzionano dall’inizio alla fine. Con quei dati BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza: sei tu a scaricarlo e a caricarlo sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai a quel portale e non conserva alcuna credenziale dell’Ertzaintza.
Cosa fa l’Invio Automatico alla Polizia
BookCheckin trasforma ogni check-in completato in una comunicazione degli ospiti e la trasmette a SES Hospedajes automaticamente, correttamente e nei tempi previsti — poi gestisce qualsiasi risposta della piattaforma.
SES Hospedajes — sistema nazionale
Per le strutture sotto la giurisdizione della Policía Nacional o della Guardia Civil (la maggior parte della Spagna), inviamo direttamente alla piattaforma SES Hospedajes. Integrazione completa con l’API ufficiale — senza portale web, senza copia e incolla.
Validazione preventiva secondo le regole del SES
Ogni campo viene verificato rispetto a ciò che SES Hospedajes accetta realmente — formati dei documenti, numeri di supporto, codici postali, date — prima di qualsiasi invio. I problemi emergono durante il check-in, non come un rifiuto giorni dopo.
Gestione degli errori costruita su invii reali
SES Hospedajes rifiuta le comunicazioni per motivi a volte poco chiari. BookCheckin interpreta le risposte di stato della piattaforma, ritenta e corregge automaticamente ciò che può, e segnala chiaramente ciò che richiede il tuo intervento.
Correggi o annulla comunicazioni già inviate
Hai inviato una comunicazione con una data o un numero di ospiti errato? BookCheckin può annullare (anular) il lotto presentato al Ministero, raccogliere i dati corretti e reinviarlo — senza lettere, telefonate o ricerche nel portale.
Catalogna e Paesi Baschi — file per i Mossos e per l’Ertzaintza, pronti da caricare
Inserisci l’identificativo della struttura presso i Mossos nella scheda Legale e confermalo — un passaggio una tantum, come inserire le credenziali SES nel resto della Spagna. Da quel momento i link di check-in funzionano dall’inizio alla fine e BookCheckin genera il file V24 dei tuoi ospiti; lo scarichi e lo carichi tu stesso su registreviatgers.mossos.gencat.cat. Nei Paesi Baschi, una volta aggiunto e attivato sulla struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza, BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza e lo carichi tu sul loro portale.
Italia — Alloggiati Web, trasmesso con le tue credenziali
Dove la struttura ha attivato l’invio italiano, BookCheckin trasmette direttamente la comunicazione ad Alloggiati Web, il portale della Polizia di Stato, accedendo con l’utente, la password e la WS Key che la tua Questura ti ha rilasciato e che conservi cifrate in BookCheckin. È il contrario delle vie Mossos ed Ertzaintza: a inviare è BookCheckin, non tu. Il termine è di 24 ore dall’arrivo, o di 6 ore per un soggiorno di 24 ore o meno. Una volta trasmessa, una comunicazione non si può annullare né correggere da BookCheckin: solo la tua Questura può intervenire. L’obbligo resta tuo: la struttura deve essere già registrata su Alloggiati Web presso la propria Questura, e BookCheckin può verificare che le credenziali consentano l’accesso, non che la registrazione sia in regola.
Ricevute di invio e registro di audit completo
Ogni invio genera una ricevuta di conferma con data e ora, archiviata nella tua dashboard. In caso di ispezione, puoi produrre istantaneamente lo storico completo degli invii per qualsiasi prenotazione.
L’obbligo legale che non puoi ignorare
La Spagna impone alle strutture turistiche di registrare i dati degli ospiti presso la polizia fin dall'Orden INT/1922/2003. Il quadro attuale — aggiornato con il Regio Decreto 933/2021 — ha inasprito notevolmente i requisiti, aggiungendo più campi di dati e termini più stringenti.
Sono soggette tutte le strutture che accolgono ospiti paganti: hotel, ostelli, appartamenti, case rurali, campeggi e persino singole stanze affittate tramite piattaforme. Non ci sono esenzioni per i piccoli operatori.
L’invio deve avvenire entro 24 ore dal check-in. Un invio mancato — anche per una sola prenotazione — costituisce un’infrazione. Le sanzioni ai sensi della Legge Organica 4/2015 vanno da 600 € (infrazioni lievi) fino a 30.000 € per i casi gravi, con la possibilità di sospensione della licenza turistica in caso di recidiva.
L’invio manuale comporta l’accesso a un portale web governativo, la compilazione di un modulo con più campi per ogni ospite, l’invio e la conservazione della conferma. Per una struttura con 100 prenotazioni all’anno, ciò equivale a un’intera settimana lavorativa di pratiche amministrative — ogni anno.
Non sei ancora iscritto a SES Hospedajes? Inizia dalla nostra guida passo dopo passo all’iscrizione.
Come funziona l’invio automatico
L’ospite completa il Check-in Online
Tutti i dati richiesti dell’ospite — nome, dati del documento, nazionalità, data di nascita, indirizzo — vengono raccolti tramite il modulo di registrazione digitale.
I dati vengono convalidati
BookCheckin verifica tutti i campi per completezza e formato. I documenti vengono controllati per rilevare eventuali scadenze. Ogni problema viene segnalato prima dell’invio — mai dopo.
La comunicazione viene costruita secondo le specifiche del SES
Il sistema assembla la comunicazione degli ospiti nella struttura esatta e nei formati di campo attesi da SES Hospedajes — numeri di supporto, tipi di documento e dati della prenotazione inclusi.
La comunicazione viene inviata tramite API
La comunicazione degli ospiti viene trasmessa elettronicamente all’API ufficiale di SES Hospedajes. Senza intervento umano, senza accesso al portale, senza inserimento manuale dei dati.
La conferma viene archiviata
La ricevuta ufficiale di invio viene archiviata insieme alla scheda della prenotazione nella tua dashboard. Ricercabile, scaricabile e disponibile immediatamente per qualsiasi ispezione.
Cosa ci guadagni
Risparmia fino a 10 ore all’anno per struttura
L’invio manuale tramite portale richiede 5–10 minuti per prenotazione. Per 100 prenotazioni all’anno, è una giornata lavorativa intera che non perderai più.
Conformità gestita per te
Ogni invio viene effettuato nei tempi e nel formato esatto atteso da SES Hospedajes, con la ricevuta conservata come prova — automaticamente, a ogni prenotazione.
Registri pronti per l’audit all’istante
Tutte le ricevute di invio sono archiviate e ricercabili. Se la Policía Nacional si presenta per un’ispezione, puoi recuperare tutti i registri degli ultimi tre anni in pochi secondi.
Funziona per portafogli con più strutture
Puoi avere nello stesso account strutture di Madrid, Siviglia e Valencia. Ognuna invia le proprie comunicazioni a SES Hospedajes automaticamente, senza configurazione per prenotazione.
Domande frequenti
A quali sistemi di polizia spagnoli invia BookCheckin?+
BookCheckin invia a SES Hospedajes, la piattaforma nazionale del Ministero dell’Interno che copre il territorio della Policía Nacional e della Guardia Civil (la maggior parte della Spagna). La Catalogna ha un registro proprio, quello dei Mossos d’Esquadra, e BookCheckin copre anche quello: una volta inserito e confermato l’identificativo della struttura presso i Mossos, il check-in funziona normalmente e BookCheckin prepara il file V24 dei tuoi ospiti, che carichi tu stesso su registreviatgers.mossos.gencat.cat. BookCheckin prepara il file ufficiale e il caricamento sul portale dei Mossos è un passaggio tuo. BookCheckin copre le strutture dei Paesi Baschi: aggiungi nella scheda Legale della struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo, e il link di check-in, la scansione del documento e la firma funzionano dall’inizio alla fine. Con quei dati BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza: sei tu a scaricarlo e a caricarlo sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai al portale dell’Ertzaintza, non invia nulla a tuo nome e non conserva alcuna credenziale.
In quanto tempo viene inviata la comunicazione degli ospiti?+
Entro pochi secondi da quando l’ospite completa il check-in online. Il Regio Decreto 933/2021 consente fino a 24 ore dall’arrivo; BookCheckin elimina del tutto questo rischio inviando immediatamente.
E se gestisco strutture in diverse regioni spagnole?+
Aggiungi ogni struttura una sola volta. Le strutture nel territorio SES Hospedajes (la maggior parte della Spagna) funzionano end-to-end — link di check-in, raccolta dei dati degli ospiti e invio automatico. Anche le strutture catalane funzionano end-to-end, con un passaggio una tantum in più: inserisci l’identificativo della struttura presso i Mossos nella scheda Legale e confermalo. Da lì in poi i link di check-in funzionano come ovunque, e BookCheckin prepara il file V24 dei tuoi ospiti, che carichi tu stesso su registreviatgers.mossos.gencat.cat. Nei Paesi Baschi, una volta aggiunto e attivato sulla struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza, BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza e lo carichi tu sul loro portale. BookCheckin non accede mai al portale dell’Ertzaintza, non invia nulla a tuo nome e non conserva alcuna credenziale.
Che prova ho che una comunicazione è stata inviata?+
Ogni invio genera una ricevuta di conferma con data e ora, archiviata insieme alla prenotazione. In un’ispezione della Policía Nacional o della Guardia Civil puoi recuperare lo storico completo degli invii per qualsiasi prenotazione in pochi secondi.
Quali sono le sanzioni per la mancata presentazione della comunicazione degli ospiti?+
Ai sensi della Legge Organica 4/2015 sulla Protezione della Sicurezza Cittadina, le infrazioni vanno da 600 € per le mancanze lievi fino a 30.000 € per quelle gravi, con la possibilità di sospensione della licenza turistica per i recidivi.
Devo convalidare i dati dell’ospite prima dell’invio?+
No. BookCheckin convalida ogni campo obbligatorio — nome, numero del documento, nazionalità, date, indirizzo — prima dell’invio. Se manca qualcosa o è malformato, viene chiesto all’ospite di correggerlo durante il check-in, mai dopo.
Devo essere già iscritto a SES Hospedajes per usare questa funzione?+
Sì — iscriversi a SES Hospedajes (l’entità, ogni struttura e le credenziali del servizio web) è un passaggio una tantum che fai direttamente con il Ministero dell’Interno, indipendente da BookCheckin. Una volta ottenuti i codici e le credenziali, aggiungili alla struttura e BookCheckin si occupa dell’invio quotidiano.
Non accedere mai più al portale di SES Hospedajes
Configura l’invio automatico per la tua struttura in meno di 30 minuti.
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