Sai esattamente chi soggiorna nella tua struttura
Ogni ospite scansiona il proprio documento d’identità durante il check-in. L’IA lo legge, lo convalida e segnala eventuali incoerenze — così ogni prenotazione ha dati d’identità verificati, una firma digitale e un registro con data e ora.
In breve
La verifica dell’identità si basa sul documento: ogni ospite fotografa il proprio DNI, NIE o passaporto e BookCheckin lo legge con OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), estraendo nome, numero del documento, nazionalità, data di nascita e scadenza senza digitare nulla. Le due facciate del DNI o del NIE vengono confrontate tra loro, i campi vengono convalidati secondo le regole di SES Hospedajes e l’ospite conferma e firma. Nel check-in, BookCheckin non utilizza il riconoscimento facciale — verifica il documento con l’OCR, non il volto.
Cosa fa la Verifica dell’Identità
BookCheckin verifica l’identità dell’ospite attraverso il documento stesso: la scansione con IA estrae i dati, i controlli automatici li convalidano e l’ospite li conferma e firma digitalmente prima dell’arrivo.
Scansione dei documenti con IA (OCR)
L’ospite fotografa il proprio DNI, NIE o passaporto con il cellulare. Il nostro motore di IA estrae automaticamente nome, cognomi, numero del documento, nazionalità, data di nascita, sesso e scadenza — senza digitazione manuale, senza errori di trascrizione.
Confronto tra fronte e retro
Il DNI e il NIE spagnoli vengono scansionati su entrambe le facciate, che vengono poi confrontate tra loro. Se appartengono a documenti diversi — o a persone diverse — il check-in si ferma con un errore chiaro, invece di generare silenziosamente un registro misto.
Validazione dei campi prima dell’invio
I dati estratti vengono convalidati rispetto a ciò che SES Hospedajes accetta realmente: formato del numero del documento, numero di supporto, nazionalità e coerenza delle date. I problemi emergono al check-in, non come un rifiuto del Ministero giorni dopo.
Revisione manuale con nuova scansione in un clic
Le scansioni dubbie vengono segnalate nella tua dashboard. Puoi esaminare i campi estratti, correggerli o ripetere la scansione con un clic prima che venga inviata la comunicazione degli ospiti.
Firma digitale e registro con data e ora
L’ospite rivede i propri dati e firma digitalmente. Ogni prenotazione conserva un registro firmato e datato, supportato dai dati verificati del documento.
Trattamento dei dati conforme al GDPR
I dati dell’ospite vengono trattati per adempiere all’obbligo legale di registrazione degli ospiti previsto dal RD 933/2021, archiviati cifrati e conservati solo per il periodo previsto dalla legge. Nel flusso di check-in, BookCheckin non utilizza il riconoscimento facciale — verifica il documento con l’OCR, non il volto.
Perché i dati inseriti a mano non bastano
Un receptionist che dà un’occhiata di due secondi a un passaporto non crea alcun registro. Un modulo di check-in che l’ospite compila a mano è appena migliore: cifre invertite, numeri di supporto mancanti e campi inventati sono le cause classiche del rifiuto delle comunicazioni degli ospiti da parte di SES Hospedajes.
Ai sensi del RD 933/2021 devi comunicare i dati di ogni ospite entro 24 ore — e gli ospiti dai 14 anni in su devono essere identificati con il proprio documento. Se i dati sono errati o mancanti, la responsabilità ricade su di te, l’host, non sull’ospite.
Scansionare il documento colma questa lacuna. I dati comunicati alle autorità provengono dal documento stesso, l’ospite li conferma e firma, e l’intero scambio viene registrato con data e ora nella prenotazione.
E quando qualcosa viene contestato in seguito — un chargeback, danni alla struttura, un reclamo dei vicini — disponi di un registro di check-in firmato i cui dati d’identità sono stati letti da un documento reale, non digitati a memoria.
Come funziona la verifica dell’identità
L’ospite fotografa il proprio documento
Durante il check-in online, l’ospite fotografa il proprio passaporto — oppure fronte e retro del DNI o NIE — direttamente con la fotocamera del cellulare.
L’IA estrae i dati in pochi secondi
Nome, cognomi, numero del documento, nazionalità, data di nascita, sesso e scadenza vengono letti automaticamente dalle immagini. L’ospite non digita mai i dati del documento a mano.
I controlli di coerenza vengono eseguiti automaticamente
Le due facciate del documento vengono confrontate e ogni campo viene verificato rispetto ai requisiti di SES Hospedajes. Facciate non corrispondenti o campi malformati fermano il flusso con un messaggio chiaro.
L’ospite rivede e firma
L’ospite controlla i dati estratti, corregge se necessario e firma digitalmente. Il registro firmato viene archiviato insieme alla prenotazione.
I dati verificati vengono inviati — i casi dubbi arrivano a te
I check-in senza problemi vengono inviati automaticamente a SES Hospedajes. Ogni caso dubbio compare nella tua dashboard per la revisione manuale, con nuova scansione in un clic prima dell’invio.
Cosa ci guadagni
Dati basati su documento a ogni prenotazione
Ogni scheda ospite viene costruita a partire da un documento d’identità scansionato anziché da testo digitato liberamente — così ciò che invii, archivi e usi come riferimento corrisponde davvero a chi ha soggiornato.
Prova in caso di controversia
Un registro di check-in firmato e datato, con dati d’identità verificati tramite documento, supporta la tua posizione in caso di chargeback, richieste per danni e controversie con le piattaforme.
Meno comunicazioni degli ospiti rifiutate
Gli errori di trascrizione sono la causa classica dei rifiuti di SES Hospedajes. L’estrazione OCR unita alla validazione prima dell’invio li elimina alla fonte.
Fiducia dei vicini e del condominio
In palazzi e zone residenziali, poter dimostrare che ogni ospite è identificato e registrato secondo la legge risponde alla preoccupazione più comune di condomini e amministratori.
Domande frequenti
Cosa fa esattamente la verifica dell’identità?+
Legge il documento d’identità dell’ospite con l’IA, convalida i campi estratti, confronta fronte e retro di DNI e NIE spagnoli e fa confermare e firmare l’ospite. Sono questi dati verificati a essere inviati a SES Hospedajes.
Quali documenti sono supportati?+
DNI e NIE spagnoli — scansionati su entrambe le facciate — e passaporti. Per gli ospiti internazionali, il passaporto è il documento standard per la registrazione degli ospiti in Spagna.
Cosa succede quando una scansione è dubbia?+
Viene segnalata nella tua dashboard prima che venga inviato qualsiasi dato. Puoi esaminare i campi estratti, correggerli manualmente o ripetere la scansione con un clic.
BookCheckin usa il riconoscimento facciale o dati biometrici?+
No. La verifica si basa sul documento stesso: estrazione OCR, controlli di validità e coerenza, e conferma e firma dell’ospite. Il flusso di check-in non utilizza il riconoscimento facciale — verifica il documento, non il volto.
Come vengono protetti i dati del documento dell’ospite?+
Vengono trattati per adempiere all’obbligo legale di registrazione degli ospiti previsto dal RD 933/2021, archiviati cifrati su server europei e conservati solo per il periodo previsto dalla legge.
Sappi sempre chi si trova nella tua struttura
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