L’OCR trasforma la foto di un documento in dati pronti all’uso. Ti spieghiamo come funziona nel check-in e perché elimina gli errori.
Cos’è l’OCR applicato al check-in
L’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) è la tecnologia che trasforma l’immagine di un documento in testo strutturato. Applicato al check-in, significa che l’ospite fotografa il proprio documento e il sistema ne estrae automaticamente i dati, senza che nessuno debba digitarli.
In pratica, quello che prima significava compilare una scheda campo per campo si riduce a scattare una foto e verificare il risultato.
Quali documenti può leggere
Un buon motore OCR riconosce i documenti d’identità comuni in una struttura turistica: il DNI spagnolo, il NIE e i passaporti internazionali.
Nei passaporti e in molti documenti moderni esiste inoltre la zona MRZ — quelle due o tre righe di caratteri nella parte inferiore — progettata proprio per la lettura automatica, e molto affidabile.
Perché riduce gli errori rispetto alla digitazione manuale
La trascrizione manuale è la principale fonte di errori nella registrazione dei viaggiatori: un numero di documento copiato male, una data invertita, un cognome incompleto. Uno qualsiasi di questi errori può invalidare una comunicazione.
L’OCR legge sempre esattamente ciò che è scritto sul documento, e l’ospite verifica il risultato prima di confermare. Il dato arriva corretto a SES Hospedajes.
Privacy: cosa dice l’AEPD sulla conservazione del documento
Una precisazione importante. L’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) ha avvertito che le strutture ricettive non devono richiedere né conservare copie — fotocopie o fotografie — dei documenti d’identità: farlo costituisce una raccolta eccessiva di dati.
Per questo, il principio che ogni sistema di check-in deve rispettare è estrarre dal documento solo i dati richiesti dalla legge, senza memorizzarne alcuna immagine. Se un’immagine viene acquisita per essere letta, deve essere elaborata in modo transitorio ed eliminata immediatamente.
Come lo fa BookCheckin
Con BookCheckin, l’ospite scansiona il proprio documento con la fotocamera del cellulare durante il check-in online. Il motore di IA estrae nome, cognomi, numero del documento, nazionalità e data di nascita, e l’ospite li verifica.
I dati vengono validati e inviati a SES Hospedajes senza trascrizione manuale. Veloce per l’ospite e corretto per la conformità.