I tuoi ospiti fanno il check-in prima ancora di arrivare
Un link di registrazione digitale inviato automaticamente alla conferma della prenotazione. Gli ospiti inseriscono i propri dati in meno di 2 minuti — da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi lingua.
In breve
Il check-in online permette all’ospite di completare la registrazione legale prima ancora di arrivare: apre un link sul cellulare, scansiona la propria carta d’identità, NIE o passaporto, e l’OCR di BookCheckin compila ogni campo — di solito in meno di 2 minuti. Il modulo funziona su qualsiasi dispositivo e in sei lingue, e i dati alimentano l’invio automatico della comunicazione degli ospiti a SES Hospedajes. Sostituisce completamente la scheda di registrazione cartacea.
Cosa fa il Check-in Online
BookCheckin sostituisce la scheda cartacea con un modulo sicuro e ottimizzato per il mobile che raccoglie automaticamente tutto ciò che è richiesto per legge.
Link automatico alla conferma della prenotazione
Quando una prenotazione arriva nel tuo PMS collegato (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway o Lodgify) — che provenga da Booking.com, Airbnb o dal tuo sito diretto — BookCheckin invia all’ospite un link di registrazione personalizzato via email, WhatsApp o SMS. Nessuna azione manuale necessaria.
Lettura dei documenti con IA
Gli ospiti fotografano il proprio documento d’identità, passaporto o NIE e la nostra IA estrae automaticamente tutti i campi: nome, cognome, numero del documento, nazionalità, data di nascita, scadenza. Senza digitare, senza errori.
Modalità di scansione in presenza
Per gli ospiti senza prenotazione o che preferiscono farlo di persona, il tuo staff può aprire lo stesso modulo su un tablet e scansionare i documenti sul posto. Il flusso è identico — i dati finiscono nello stesso database cloud sicuro.
Supporto multilingue
Il modulo rileva la lingua del browser dell’ospite e si adatta di conseguenza. Pienamente supportati: spagnolo, inglese, francese, tedesco, italiano e portoghese. I tuoi ospiti internazionali non incontrano mai difficoltà.
Archiviazione dei dati conforme al GDPR
Tutti i dati degli ospiti sono cifrati a riposo e in transito. Archiviati su server con sede nell’UE. Cancellati automaticamente al termine del periodo di conservazione previsto dalla legge. Non dovrai mai preoccuparti di un audit sulla protezione dei dati.
Registro di audit completo
Ogni invio viene registrato con data e ora. Puoi vedere esattamente quando un ospite ha completato la registrazione, con quale dispositivo e quali dati ha fornito — tutto ciò che ti serve per qualsiasi ispezione.
Perché in Spagna non è facoltativo
Il Regio Decreto 933/2021 — in vigore dal 2 gennaio 2023 — obbliga tutte le strutture turistiche in Spagna a raccogliere e comunicare un insieme dettagliato di dati sugli ospiti per ogni soggiorno. L’obbligo non riguarda solo gli hotel: si applica ad appartamenti, case rurali, campeggi e a qualsiasi struttura turistica registrata.
I dati richiesti vanno ben oltre il nome e il numero di passaporto. Le autorità richiedono ora: nome completo, tipo e numero del documento, nazionalità, data di nascita, sesso, indirizzo di residenza, relazione con il titolare della prenotazione (per i gruppi) e il telefono o l’email usati per la prenotazione.
Il mancato adempimento comporta sanzioni fino a 30.000 € per infrazione, ai sensi della Legge Organica 4/2015 sulla Protezione della Sicurezza Cittadina. I controlli sono aumentati notevolmente dal 2023 — il Ministero dell’Interno spagnolo prende molto sul serio la questione.
Oltre alla conformità, l’impatto sull’esperienza dell’ospite è concreto. Le strutture che inviano un link di registrazione prima dell’arrivo registrano molte meno domande il giorno dell’arrivo, code più corte alla reception e valutazioni più alte sulla comunicazione.
Come funziona, passo dopo passo
La prenotazione viene confermata
Arriva una nuova prenotazione da qualsiasi canale — Booking.com, Airbnb o prenotazione diretta. BookCheckin la riceve automaticamente tramite il tuo PMS collegato (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway o Lodgify) o l’API — oppure crei tu stesso il link di check-in manualmente in pochi secondi.
L’ospite riceve il link di registrazione
Nel giro di pochi minuti, l’ospite riceve un messaggio personalizzato (email, WhatsApp o SMS) con un link sicuro al suo modulo di check-in digitale.
L’ospite scansiona il proprio documento
Fotografa il documento d’identità o il passaporto. La nostra IA legge ogni campo all’istante e precompila il modulo. Rivede, conferma e invia — tempo totale: meno di 2 minuti.
I dati arrivano nella tua dashboard
L’invio compare immediatamente nella tua dashboard BookCheckin. Vedi un profilo chiaro per ogni ospite, con tutti i documenti archiviati e tutti i campi convalidati.
La comunicazione alla polizia viene generata automaticamente
Il sistema utilizza i dati inviati per generare e trasmettere la comunicazione degli ospiti richiesta alle autorità spagnole — senza alcun passaggio aggiuntivo da parte tua.
Cosa ci guadagni
Risparmia 15–30 minuti per prenotazione
L’inserimento manuale dei dati degli ospiti — moduli cartacei, digitazione su portali, archiviazione — costa in media al gestore tra 15 e 30 minuti per prenotazione. Con 50 prenotazioni all’anno, sono fino a 25 ore che recuperi.
Zero rischio di non conformità
Ogni campo obbligatorio viene convalidato prima dell’invio. Il modulo non permette all’ospite di proseguire senza completare i dati obbligatori. Sei sempre in regola — automaticamente.
Recensioni migliori
Gli ospiti che vivono un’esperienza fluida prima dell’arrivo valutano sistematicamente meglio la comunicazione su Booking.com e Airbnb. Meno attrito al check-in significa una prima impressione migliore.
Senza carta, per sempre
Basta con archivi, moduli smarriti o calligrafia illeggibile. Ogni registrazione è archiviata digitalmente, ricercabile e disponibile per qualsiasi ispezione in qualsiasi momento.
Domande frequenti
Quanto tempo impiega un ospite a completare il Check-in Online?+
In media, meno di 2 minuti. L’ospite apre il link sul cellulare, fotografa il documento — l’IA di BookCheckin precompila ogni campo — poi rivede e firma. Senza digitare nulla a mano.
Quali documenti possono scansionare gli ospiti?+
DNI e NIE spagnoli — fotografati fronte e retro — e passaporti internazionali. L’IA precompila i campi e l’ospite rivede tutto prima di firmare.
Il Check-in Online funziona anche per gli ospiti senza prenotazione?+
Sì. Il tuo staff di reception può aprire lo stesso modulo su un tablet e scansionare il documento sul posto. Il flusso è identico a un check-in a distanza — i dati arrivano nella stessa dashboard sicura.
In quali lingue viene mostrato il modulo?+
BookCheckin rileva automaticamente la lingua del browser dell’ospite. Spagnolo, inglese, francese, tedesco, italiano e portoghese sono pienamente supportati.
I dati degli ospiti sono conformi al GDPR?+
Sì. Tutti i dati sono cifrati a riposo e in transito, archiviati su server con sede nell’UE, e cancellati automaticamente al termine del periodo di conservazione previsto dal GDPR e dalla LOPDGDD spagnola.
Cosa succede dopo che l’ospite termina il check-in?+
L’invio arriva istantaneamente nella tua dashboard, la comunicazione degli ospiti viene generata e trasmessa automaticamente a SES Hospedajes (o all’autorità regionale competente) e — se hai configurato l’Accesso Remoto — l’ospite riceve il proprio codice di accesso.
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