Si può tenere la fotocopia del documento degli ospiti? La nota del Garante privacy del 29 aprile 2026: nessun obbligo di conservarla, cancellazione dopo la ricevuta di Alloggiati Web, niente foto con il telefono né WhatsApp.
Cosa dice la nota del Garante privacy
Il 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato la «Nota di chiarimento in materia di trattamento dei documenti di identità degli ospiti di esercizi alberghieri o di altre strutture ricettive».
Il punto centrale: la normativa di pubblica sicurezza «non richieda agli esercenti delle strutture ricettive forme di raccolta e conservazione della copia del documento di identità degli ospiti», al di fuori di quelle meramente strumentali all’inserimento dei dati in Alloggiati Web e al rilascio della ricevuta.
Fonti ufficiali
- Garante privacy — Nota di chiarimento del 29 aprile 2026— Documenti di identità degli ospiti delle strutture ricettive
Dopo la ricevuta, la copia si cancella
Quando il portale rilascia la ricevuta, deve seguire, scrive il Garante, «la cancellazione (digitale) o la distruzione (materiale) della copia del documento eventualmente acquisito, qualora ancora trattenuta».
La nota richiama anche la regola (art. 4-bis, comma 2) per cui la ricevuta di avvenuta comunicazione dei dati «deve essere conservata per la durata di cinque anni». Dove trovare la ricevuta è spiegato nella guida dedicata.
Fonti ufficiali
- Garante privacy — Nota di chiarimento del 29 aprile 2026— Documenti di identità degli ospiti delle strutture ricettive
- Ricevuta Alloggiati Web: dove trovarla e quanto tenerla
Niente foto con il telefono né documenti su WhatsApp
Tra le indicazioni della nota c’è la raccolta dei dati dei documenti «senza effettuare foto con dispositivi mobili o fare ricorso a servizi di messagistica istantanea», con l’esempio di WhatsApp. Chiedere agli ospiti la foto del passaporto in chat è proprio la pratica da evitare.
Se il check-in avviene con apparecchi capaci di acquisire e conservare una copia digitale del documento, la nota chiede di chiarire che la struttura «non procederà ad archiviare le immagini».
Fonti ufficiali
- Garante privacy — Nota di chiarimento del 29 aprile 2026— Documenti di identità degli ospiti delle strutture ricettive
Il documento va comunque controllato
Non tenere la copia non vuol dire non controllare il documento: per l’art. 109 del TULPS si può dare alloggio solo a chi ha un documento idoneo ad attestarne l’identità. Quali documenti valgono è spiegato nella guida ai documenti validi; sull’identificazione de visu c’è la guida alla sentenza del Consiglio di Stato.
Fonti ufficiali
Il documento nel check-in online
Nel check-in online di BookCheckin per l’Italia non c’è una scansione del documento: l’ospite inserisce i propri dati.
Basta che nella scheda Legale della struttura attivi Alloggiati Web con un account per una singola struttura ricettiva, salvi le credenziali della Questura e le verifichi con «Testa connessione». BookCheckin invia la schedina ad Alloggiati Web in automatico a partire dal giorno di arrivo, quando tutti gli ospiti della prenotazione hanno completato il check-in online.
L’obbligo e il termine restano tuoi.
Risorse correlate
- Invio automatico delle schedine ad Alloggiati Web— Come funziona con BookCheckin