L’alternativa a Civitfun per strutture indipendenti in Spagna

Civitfun e BookCheckin: due filosofie diverse

Civitfun è una piattaforma di check-in online consolidata nel settore alberghiero: secondo il proprio sito (consultato a luglio 2026), si integra in modo bidirezionale con oltre 50 PMS e, secondo informazioni pubbliche, serve oltre 3.000 hotel, incluse grandi catene. Il suo prodotto copre il check-in e il check-out online, un chiosco di self check-in per la reception (Paperless), pagamenti e tassa di soggiorno, upselling e consegna della chiave digitale. BookCheckin è una piattaforma spagnola più mirata: automatizza la registrazione dei viaggiatori e il suo invio a SES Hospedajes per le strutture in Spagna, pensata per l’operatività quotidiana di un host o di un gestore di affitti brevi.

Entrambe permettono all’ospite di fare il check-in online prima dell’arrivo, scansionare il proprio documento, firmare e generare la comunicazione dei viaggiatori richiesta dal RD 933/2021. La differenza non sta nell’essere in regola — con entrambe lo sei — ma in chi è pensato ciascuno strumento: Civitfun guarda all’hotel e alla catena; BookCheckin alla struttura indipendente e al gestore multi-struttura che vuole un prezzo pubblicato e registrarsi senza passare dalle vendite.

Di seguito confrontiamo entrambi i modelli con informazioni pubbliche, segnalando sempre quando un dato non è pubblicato invece di supporlo.

Recensioni e focus: per chi è pensata ciascuna

Civitfun compare in directory specializzate del settore alberghiero (come Hotel Tech Report o HotelMinder) con recensioni di hotel e catene; la sua reputazione si è costruita in quel segmento. BookCheckin è più giovane e la sua base di recensioni è minore, cosa che non nascondiamo: in volume di recensioni, una piattaforma con migliaia di hotel parte in vantaggio.

Detto ciò, «più grande» non significa «migliore per te». Un prodotto pensato per catene porta configurazione, casistiche e un processo contrattuale all’altezza di una catena; per un host con due o tre appartamenti, può essere più macchinario del necessario. La domanda utile non è quante recensioni ha ciascuno, ma quale è pensato per la tua dimensione.

BookCheckin gestisce l’invio a SES Hospedajes ogni giorno, con oltre 9.000 comunicazioni accettate in produzione e 176 strutture attive. Quando SES restituisce un errore, se ne occupa lo stesso team che sviluppa il prodotto: non ti leggono un manuale, lo hanno già visto.

Quando Civitfun è la scelta migliore

Un confronto onesto deve dire quando vince l’altro strumento, e con Civitfun ci sono diversi scenari chiari.

Se gestisci un hotel, un resort o una catena e la tua operatività ruota attorno a un PMS alberghiero, Civitfun è costruita per questo: si integra con oltre 50 PMS secondo il sito, digitalizza anche il check-out e offre un chiosco di self check-in (Paperless) per la reception, qualcosa che BookCheckin non fa — siamo solo software, senza hardware. Se upselling, cross-selling e pagamento in reception fanno parte del tuo fatturato, Civitfun ha questi elementi più rodati.

E c’è un punto da guardare da vicino: i registri regionali. Se la tua struttura si trova nei Paesi Baschi, Civitfun dichiara sul suo sito di essere compatibile con l’Ertzaintza e anche BookCheckin la copre: una volta aggiunto e attivato sulla struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza, prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza e lo carichi tu sul loro portale. In Catalogna la differenza è più sottile: con BookCheckin la struttura funziona dall’inizio alla fine — inserisci l’identificativo della struttura presso i Mossos d’Esquadra, lo confermi e puoi creare i link — e noi prepariamo il file nel formato ufficiale dei Mossos, ma il caricamento sul portale lo fai tu; Civitfun dichiara di automatizzare anche quest’ultimo passaggio. Se hai bisogno che quell’invio sia automatizzato, è un motivo valido per scegliere Civitfun invece di noi.

Se invece gestisci strutture indipendenti in Spagna, vuoi un prezzo pubblicato senza passare dalle vendite e apprezzi poter annullare o correggere senza attriti una comunicazione già presentata, BookCheckin è stato costruito esattamente per questo.

Come migrare da Civitfun a BookCheckin

Migrare non richiede alcuna importazione complessa: consiste nel registrare le tue strutture e le tue credenziali di SES Hospedajes in BookCheckin e verificare un invio reale prima di disdire lo strumento precedente. Con la prova gratuita di 3 mesi puoi sovrapporli senza pagare due abbonamenti contemporaneamente.

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   Raccogli i tuoi dati di SES Hospedajes

   Individua il codice struttura e le credenziali da locatore che usi con SES Hospedajes. Sono tue — non del tuo fornitore attuale — e servono a BookCheckin per presentare le comunicazioni a tuo nome.

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   Crea il tuo account BookCheckin

   La registrazione è self-service e non c’è demo obbligatoria: i primi 3 mesi sono gratis, così puoi organizzare tutto in parallelo mentre il tuo contratto attuale resta valido.

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   Aggiungi le tue strutture e collega il tuo PMS

   Registra ogni struttura e, se usi Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway o Lodgify, attiva l’integrazione affinché le prenotazioni entrino da sole e ognuna generi automaticamente il proprio link di check-in.

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   Invia una comunicazione di prova e verifica la ricevuta

   Inserisci le tue credenziali SES, completa un check-in e verifica nel pannello che la comunicazione risulti accettata con la sua ricevuta. Questo è il momento della verità di ogni migrazione.

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   Lavora in parallelo per alcuni arrivi

   Mantieni entrambe le piattaforme attive durante diversi check-in reali per confermare che link, scansione e invio a SES funzionino con le tue prenotazioni vere, non solo in un test.

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   Disdici lo strumento precedente

   Rivedi le condizioni del tuo contratto con Civitfun, salva gli storici che vuoi conservare e chiudi l’account quando il nuovo flusso funziona da giorni senza incidenti.