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Comunicazione degli ospiti all’Ertzaintza: come inviarla nei Paesi Baschi
Nei Paesi Baschi BookCheckin invia automaticamente il registro degli ospiti al Registro Hostelero dell’Ertzaintza lo stesso giorno, con il tuo utente personale dell’applicazione RH. Lo aggiungi una sola volta nella scheda Legale della proprietà. In tutti i piani. Puoi comunque scaricare il file e caricarlo tu. Chi deve comunicare, come funziona e quali sono le sanzioni.
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Nei Paesi Baschi BookCheckin invia automaticamente il registro degli ospiti al Registro Hostelero dell’Ertzaintza lo stesso giorno, con il tuo utente personale dell’applicazione RH. Lo aggiungi una sola volta nella scheda Legale della proprietà. In tutti i piani. Puoi comunque scaricare il file e caricarlo tu. Il termine di legge è di 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
| Dato | Paesi Baschi |
|---|---|
| Ente | Ertzaintza (Registro Hostelero) |
| Termine | 24 ore dall’arrivo |
| Conservazione | 3 anni |
| Norma | RD 933/2021 |
| Sanzioni | LO 4/2015: lievi 100–600 €, gravi 601–30.000 € |
Dove si invia la comunicazione degli ospiti nei Paesi Baschi?
SES Hospedajes è la piattaforma statale del Ministero dell’Interno spagnolo, ma nei Paesi Baschi la competenza sulla registrazione degli ospiti spetta all’Ertzaintza. Gli alloggi baschi trasmettono i dati dei propri ospiti al registro elettronico della polizia regionale.
Come accade in Catalogna con i Mossos d’Esquadra, non si tratta di un obbligo aggiuntivo ma di un destinatario diverso: il dovere di comunicare gli ospiti previsto dal Regio Decreto 933/2021 si assolve nei Paesi Baschi nei confronti dell’Ertzaintza. Una comunicazione per un appartamento di Bilbao inviata a SES Hospedajes non soddisfa l’obbligo.
Fonti ufficiali
- ertzaintza.euskadi.eus— Portale ufficiale dell’Ertzaintza (Governo Basco) — comunicazione degli ospiti
- euskadi.eus — comunicazione delle persone alloggiate— Procedura ufficiale del Governo Basco — registro alberghiero
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021— La norma statale che disciplina l’obbligo di registrazione
Chi è tenuto a comunicare gli ospiti nei Paesi Baschi?
L’obbligo riguarda ogni attività di alloggio situata nei Paesi Baschi, a prescindere dalle dimensioni:
- ✓Hotel, ostelli e pensioni.
- ✓Alloggi e camere per uso turistico e chi li gestisce.
- ✓Agriturismi e case rurali.
- ✓Campeggi e aree per camper.
- ✓Gestori e piattaforme che intermediano l’affitto di questi alloggi.
Come si invia la comunicazione all’Ertzaintza?
Il canale è elettronico: l’Ertzaintza gestisce un proprio servizio di comunicazione degli ospiti, sul quale la struttura si registra e comunica gli arrivi dei propri ospiti. L’iscrizione e le istruzioni passano attraverso i canali ufficiali del Governo Basco.
Il termine coincide con quello statale: i dati vengono comunicati entro 24 ore dall’arrivo, e il registro degli ospiti va conservato per tre anni, disponibile in caso di ispezione.
I campi seguono la logica della comunicazione degli ospiti: identificazione dell’ospite, documento, data di nascita, nazionalità e dati del soggiorno. Trascrivili sempre esattamente come compaiono sul documento: la trascrizione manuale è la causa più frequente di comunicazioni errate.
Quali sanzioni ci sono se non si comunicano gli ospiti?
Il regime sanzionatorio è quello della Legge Organica 4/2015 sulla protezione della sicurezza pubblica: le irregolarità nella compilazione dei registri sono qualificate come infrazione lieve, punita con multe da 100 a 600 €, mentre l’inadempimento degli obblighi di registrazione documentale può costituire infrazione grave, punita con multe da 601 a 30.000 €.
Non è richiesta alcuna intenzionalità: basta una sola comunicazione fuori termine o un solo ospite non comunicato. In alta stagione, ogni settimana senza un sistema fa aumentare il rischio.
Fonti ufficiali
- BOE-A-2015-3442 — Legge Organica 4/2015— Legge sulla protezione della sicurezza pubblica (regime sanzionatorio)
Paesi Baschi e SES Hospedajes: due sistemi, un solo obbligo
Se gestisci proprietà dentro e fuori dai Paesi Baschi, convivono due destinatari: gli alloggi baschi comunicano all’Ertzaintza; quelli situati in regioni senza un proprio registro di polizia comunicano a SES Hospedajes. La Catalogna, con i Mossos d’Esquadra, è l’altro caso di registro regionale.
I dati richiesti dalla comunicazione sono gli stessi in tutta la Spagna: identificazione dell’ospite, documento, data di nascita, nazionalità e dati del soggiorno. Ciò che cambia in base alla regione è il registro a cui viene trasmessa ogni comunicazione.
Posso usare BookCheckin per un alloggio nei Paesi Baschi?
Sì. Nella scheda Legale della proprietà aggiungi il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo. È un passaggio unico, l’equivalente basco del salvataggio delle credenziali SES nel resto della Spagna: finché quel codice non risulta, la proprietà non può creare link di check-in; appena risulta, il check-in funziona dall’inizio alla fine. Se non trovi il tuo codice, scrivici e lo verifichiamo insieme.
Da lì il percorso è quello di sempre: mandi il link all’ospite, che inserisce i suoi dati, scansiona il documento e firma dal telefono. Con quei dati BookCheckin prepara il file XML per il Registro Hostelero dell’Ertzaintza, pronto da presentare, e tu lo scarichi quando vuoi.
Anche l’ultimo passaggio lo fa BookCheckin: con il tuo utente dell’applicazione RH salvato, entra come te e carica automaticamente il file ogni notte nel Registro Hostelero dell’Ertzaintza, poi legge la ricevuta (acuse de recibo) e la conserva con la prenotazione. Se il portale rifiuta l’accesso, l’invio si mette in pausa e ti scriviamo, e puoi caricare il file tu sotto “Envío fichero”.
Il Registro Hostelero dell’Ertzaintza è il percorso che abbiamo aperto più di recente. Se il loro portale rifiuta un file, segnalacelo dalla pagina dei contatti — o da Assistenza, nel tuo pannello — con il messaggio di errore e lo correggiamo.
Se il tuo portafoglio include proprietà fuori dai Paesi Baschi, anche quelle si presentano da sole: BookCheckin conta oltre 9.000 comunicazioni accettate su SES Hospedajes. In Catalogna BookCheckin invia il file allo stesso modo, automaticamente, ai Mossos d’Esquadra con il tuo accesso al portale.
Ecco com’è un soggiorno nei Paesi Baschi, giorno per giorno:
- ✓Una volta sola: aggiungi e confermi il codice di stabilimento dell’Ertzaintza nella scheda Legale della proprietà e salvi l’utente dell’applicazione RH e la password.
- ✓A ogni prenotazione: crei il link di check-in e l’ospite inserisce i suoi dati, scansiona il documento e firma dal telefono.
- ✓Ogni giorno dalle 22:00 (ora di Madrid) BookCheckin prepara il file XML per il Registro Hostelero con gli ospiti già pronti e lo invia automaticamente con il tuo utente dell’applicazione RH.
- ✓BookCheckin legge la ricevuta e la conserva con la prenotazione. Se preferisci, puoi anche scaricare il file e caricarlo tu sotto “Envío fichero”.
Risorse correlate
- Mossos ed Ertzaintza a confronto con SES Hospedajes — articolo del blog— Il confronto tra i due regimi regionali in 5 minuti
- Modello di comunicazione degli ospiti (PDF e Word)— Modello gratuito con i campi dell’Allegato I per raccogliere i dati
- Cos’è la comunicazione degli ospiti — guida completa— L’obbligo generale, spiegato
- Pagina dei contatti— Se il portale rifiuta un file, segnalacelo con il messaggio di errore
Domande frequenti
Il mio alloggio si trova a Bilbao o San Sebastián: devo registrarlo su SES Hospedajes?+
No. Gli alloggi situati nei Paesi Baschi comunicano i propri ospiti al registro dell’Ertzaintza, non a SES Hospedajes. La piattaforma statale riguarda le strutture del resto della Spagna, tranne la Catalogna, che comunica ai Mossos d’Esquadra.
Qual è il termine per comunicare all’Ertzaintza?+
Nei Paesi Baschi, 24 ore dall’arrivo dell’ospite per comunicare i dati all’Ertzaintza, lo stesso termine del resto della Spagna. Il registro degli ospiti deve inoltre essere conservato per tre anni.
Cosa succede se non comunico gli ospiti nei Paesi Baschi?+
L’inadempimento viene sanzionato ai sensi della Legge Organica 4/2015: da 100 a 600 € per le infrazioni lievi e da 601 a 30.000 € se viene considerata infrazione grave.
BookCheckin trasmette le comunicazioni all’Ertzaintza?+
Sì, automaticamente e lo stesso giorno. Con il tuo utente personale dell’applicazione RH, che aggiungi una sola volta nella scheda Legale della proprietà, BookCheckin invia il file XML al Registro Hostelero dell’Ertzaintza in tutti i piani. Se il portale rifiuta l’accesso, l’invio si mette in pausa e ti scriviamo. Puoi anche scaricare il file e caricarlo tu sul loro portale. Per le tue proprietà fuori dai Paesi Baschi, l’invio a SES Hospedajes è automatico anch’esso.
Che cosa mi serve per iniziare a usare BookCheckin nei Paesi Baschi?+
Il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza, più nome utente e password dell’applicazione RH. Li aggiungi una sola volta nella scheda Legale della proprietà e li attivi: finché non è fatto, la proprietà non può creare link di check-in; da lì check-in, scansione e firma funzionano normalmente e BookCheckin invia automaticamente il file XML ogni giorno con il tuo accesso salvato.
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